Perfil de la organización

El Perfil de la organización guarda los datos básicos de su negocio — lo que ven los inquilinos y prospectos, lo que Stripe usa para verificar, y lo que aparece en recibos y reportes. Se configura una vez y se actualiza cuando algo cambia.

Abran Configuración → Organization Info (Información de la organización) en el menú lateral.

Nota: Solo un administrador puede editar estos campos. Los otros roles los ven en modo de solo lectura.

1. Suban su logo

El logo vive en la pestaña Página pública (es la identidad de su página pública de negocio).

Abran Configuración → Página pública → Logo y hagan clic en Subir logo.
Escojan un archivo. PNG, JPG o WebP. Máximo 5 MB. Mejor si es cuadrado y de al menos 512×512 px.
El logo aparece por toda la aplicación: en el menú lateral, en recibos, en su página pública de negocio y en cualquier documento que genere Habitia.

Para reemplazarlo, suban un archivo nuevo. Para quitarlo, hagan clic en Quitar.

2. Llenen los datos de la organización

La sección Organization Details (Detalles de la organización) pide:

Organization Name (Nombre de la organización) — el nombre legal o comercial del negocio. Aparece en recibos y en su página pública.
Email (Correo) — correo de contacto para preguntas de inquilinos y avisos generados por Habitia.
Phone (Teléfono) — el teléfono del negocio. Se publica solo si activan el canal Llamar en Página pública.
Website (Sitio web) — su propio sitio web si tienen uno. Queda interno; la página pública de Habitia es la que ven los prospectos.
Tax ID / EIN — se usa en reportes y recibos de alquiler. Queda interno — nunca lo ven los inquilinos.
Plan — solo lectura. Cambien el plan en la pestaña Subscription.

3. Agreguen su dirección

La sección Address es la dirección postal del negocio — calle, ciudad, estado, código postal, país. Se usa en reportes de impuestos y como dirección predeterminada en los documentos que genere Habitia.

4. Escriban la descripción pública del negocio

La Descripción pública del negocio está en la pestaña Página pública, bajo Descripción y contacto. Es el texto de Sobre nosotros de su página en home.habitia.one/m/<su-slug>. Stripe también usa esta URL como el sitio web del negocio durante su verificación, así que tiene que parecer un negocio real.

Mantengan la descripción corta — unas pocas oraciones. Ejemplo:

Administradora de propiedades de familia sirviendo el sur de la isla desde 2018. Alquileres de largo plazo, mantenimiento responsivo, precios justos.

Consejo: No pongan unidades específicas ni precios en la descripción — eso vive en la página de anuncios y se actualiza automáticamente. Enfóquense en quiénes son y qué los distingue.

5. Notas internas

El campo Notes abajo es para lo que quieran recordar sobre el negocio — nunca lo ven los inquilinos, nunca aparece en la página pública. Opcional.

6. Guarden

Hagan clic en Save Changes (Guardar cambios). El botón solo aparece cuando han editado un campo.

7. Canales de contacto (anuncios y WhatsApp)

Dos ajustes controlan cómo los demás los contactan fuera de la app:

Canales de contacto públicos (en la pestaña Página pública) — cuáles de Correo, Llamar y WhatsApp aparecen en su página pública de negocio y en las páginas de sus anuncios para posibles inquilinos. Cada uno está apagado hasta que lo activen, así nada se filtra por accidente. La línea de WhatsApp puede ser un número dedicado; déjenla en blanco para reutilizar el número de llamadas.
WhatsApp for tenants (WhatsApp para inquilinos) — opcional. Sus inquilinos siempre tienen el hilo de Mensajes integrado. Actívenlo para mostrar además un botón Chatear por WhatsApp en el portal del inquilino que abre un chat con su número de WhatsApp (o el de llamadas si no hay). Es independiente del interruptor público: pueden ofrecer WhatsApp a los inquilinos sin publicar el número a los prospectos, o al revés.

Los chats de WhatsApp ocurren en WhatsApp, no en Habitia — no se guardan en el contrato. Para todo lo que puedan necesitar como registro después (avisos, acuerdos, disputas), usen el hilo de Mensajes.

8. Reportes contributivos de fin de año

Tres ajustes deciden qué hojas de trabajo de fin de año prepara Habitia, cómo trata la retención y contra qué umbral marca las filas. Solo administradores.

Tax jurisdiction (jurisdicción) — Puerto Rico o US mainland. En automático sigue su dirección: una dirección en PR activa la hoja de Hacienda junto a la del 1099; una dirección del continente muestra solo el 1099. Las organizaciones de Puerto Rico conservan también la hoja 1099, para receptores en el continente.
Withholding at source on services (retención en el origen) (solo Puerto Rico) — declaren lo que realmente hacen. Con we withhold, cada pago de gasto muestra un campo Tax withheld at source; lo que anoten se contabiliza como pasivo hasta que lo depositen en Hacienda, y la hoja muestra una caja de depósitos. Con we do not withhold, el campo y la caja se ocultan. En ambos casos la hoja informa solo lo que registraron; si deben retener y cuánto a cada proveedor lo decide su contable según las reglas vigentes.
Reporting thresholds by tax year (umbrales de reporte por año contributivo) — el monto en dólares a partir del cual un receptor necesita una declaración informativa, una fila por año con una columna US mainland (IRS 1099) y, para organizaciones de Puerto Rico, una columna Puerto Rico (Hacienda). Habitia no guarda cifras contributivas propias: su contable les da el monto vigente, ustedes lo escriben aquí y las hojas marcan las filas en o sobre él. Un año sin entrada usa el último año anterior que hayan entrado, así que solo añaden una fila cuando la regla cambia. Sin nada entrado, las hojas listan a todos los receptores y no marcan ninguno. Se guarda con su propio botón Save thresholds.

Vean la hoja de trabajo de fin de año de Hacienda y la hoja de trabajo 1099.

Lo que es de solo lectura

Debajo del formulario, la tarjeta Account Info muestra cuatro valores de solo lectura:

Created (Creado) — cuándo se creó la organización en Habitia.
Last Updated (Última actualización) — cuándo se editó el perfil por última vez.
Slug — el nombre apto para URL que se usa en sus enlaces públicos (por ejemplo, acme-rentals). Dirige la URL de su página pública y la referencia que Stripe usa para su negocio — no se puede cambiar.
Org ID — identificador interno. Útil si soporte se los pide.

Próximo paso

Documentos — subir licencias, certificados o fotos que pertenezcan a la organización (no a una propiedad específica).
Suscripción — manejar su plan y facturación de Habitia.