Conciliación bancaria

Conciliar es demostrar que lo que dice el banco cuadra con lo que dicen sus libros. Habitia hace la parte tediosa: suban el estado de cuenta, cada fila se cruza contra los asientos registrados en esa cuenta bancaria, ustedes revisan lo que no cruzó y finalizan cuando las cifras coinciden. Cada conciliación queda guardada con el archivo del estado de cuenta, así que cualquier mes se puede reabrir y mostrarle a un auditor después.

Requiere tener activada la contabilidad de doble entrada.

Abran Reports → Accounting → Bank Rec.

Consejo: Con processor clearing activo, los libros llevan una línea de banco por cada desembolso de Stripe y cada depósito de ATH Móvil, que es exactamente lo que muestra el estado de cuenta, así que esas filas cuadran sin ventana. La tarjeta al tope de esta pestaña muestra lo que los procesadores aún retienen y es donde registran los depósitos de ATH Móvil.

Empezar una

Exporten el período del estado de cuenta como CSV desde la página de su banco. Los formatos comunes funcionan directo — columnas Date / Description / Amount, o columnas separadas de débito y crédito, con encabezados en español o inglés.
Elijan la cuenta bancaria — 1110 — Bank — Trust si usan la contabilidad fiduciaria, si no 1100 — Bank — Operating.
Escriban el balance final del estado de cuenta tal como lo imprime el banco. (Pueden agregarlo después, pero nada se finaliza sin él.)
Si quieren, ajusten la ventana de cruce — cuántos días de diferencia puede haber entre la fila del banco y el asiento en libros para contar como la misma transacción (por defecto 3; los pagos ACH suelen liquidarse un día o dos después de registrarlos).
Hagan clic en Nueva desde CSV del banco.

Habitia guarda el archivo, cruza cada fila contra todas las líneas de esa cuenta que todavía no han pasado por el banco — incluidas las viejas, así que un cheque de hace dos meses se concilia cuando el banco por fin lo muestra — y abre la pantalla de revisión.

La pantalla de revisión

Cinco cifras arriba:

Recuadro	Significado
Conciliado antes de este período	Líneas conciliadas por conciliaciones finalizadas anteriores.
Conciliado en este período	Líneas que este estado de cuenta liquidó: filas cruzadas más las que marcaron a mano.
Balance final del estado de cuenta	Lo que imprimió el banco. Editable hasta finalizar.
Balance conciliado	Las dos primeras sumadas.
Diferencia	Balance final menos balance conciliado. $0.00 en verde significa que están conciliados. Cuando no es cero, la nota debajo muestra cuánto sigue pendiente en los libros.

Debajo, dos listas lado a lado:

Filas del estado de cuenta — cada fila del banco con el asiento que cruzó. Una fila Sin cruce es dinero que se movió en el banco sin asiento en Habitia: normalmente un cargo bancario, intereses o un pago que nadie registró. Hagan clic para elegir una línea de los libros a mano, o registren la transacción que falta y vuelvan — estará esperando en la lista de la derecha. No se puede finalizar con filas del banco sin cruzar.
Líneas de los libros sin conciliar — todo lo de la cuenta que ninguna conciliación ha liquidado. Las líneas cruzadas por una fila del banco aparecen marcadas. Marquen cualquier línea que el banco muestra pero el lector no cruzó (un cargo que escribieron después, una fila con un monto ligeramente distinto). Desmarquen para revertir.

El estado de cuenta subido queda a un clic junto al nombre de la cuenta, para siempre.

Finalizar

Finalizar se habilita solo cuando la diferencia es $0.00 y cada fila del banco está cruzada. Bloquea las líneas conciliadas a esta conciliación. A partir de ahí:

Esas líneas nunca vuelven a aparecer como pendientes, y el mes siguiente arranca desde este balance conciliado.
Si después anulan un asiento que ya había pasado por el banco, la reversión lleva la fecha del día en que anulan, no la fecha original, así que el mes conciliado queda exactamente como estaba y la reversión aparece como una partida nueva por conciliar.
Reabrir deshace el bloqueo si necesitan corregir algo — solo en la conciliación más reciente de esa cuenta, para que la historia se mantenga en orden. Una conciliación que nunca se finalizó simplemente se puede eliminar, con su estado de cuenta.
El botón PDF junto al nombre de la cuenta imprime la conciliación como documento — balance final, balance conciliado, diferencia, cada fila del banco con el asiento que liquidó, las líneas marcadas y lo que seguía pendiente — para el archivo del mes.

Partidas sin conciliar

La pestaña Partidas sin conciliar lista cada línea registrada en la cuenta que ninguna conciliación finalizada ha liquidado, agrupada por antigüedad: 0–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días. Cualquier cosa en el último grupo merece una mirada — un cheque que nunca se cobró, un asiento duplicado o un pago registrado en la cuenta equivocada. También muestra hasta qué fecha se concilió la cuenta por última vez.

Cuentas de fideicomiso

Con la contabilidad fiduciaria activa, conciliar 1110 (y 1300 en la estructura separada) cada mes es lo que le da sentido al resumen fiduciario a tres bandas: la pata del banco en el resumen parte del balance final de su último estado de cuenta finalizado. Cerrar un período avisa cuando la cuenta de fideicomiso no tiene una conciliación finalizada que cubra la fecha del cierre.

Consejo: Concilien cada mes, justo antes de cerrar el período. Un mes conciliado y cerrado es un mes en el que no vuelven a pensar.