Importar en bloque — traer sus datos desde CSV

La función Importar en bloque de Habitia trae todo un portafolio desde archivos CSV en una sola sesión — útil cuando se están mudando de una hoja de cálculo, otra herramienta o registros en papel. Cada subida se revisa y se muestra en vista previa antes de escribir nada, y cualquier importación se puede deshacer durante 24 horas.

Nota: Solo los roles admin y gerente ven la página de Importar en bloque.

Cuándo usar Importar en bloque

• Cuando se están cambiando a Habitia desde una hoja de cálculo u otra herramienta.
• Cuando tienen más de 10 propiedades o más de 20 unidades, y agregarlas una por una tomaría todo el día.
• No para el día a día — una vez configurados, usen los botones regulares de Agregar.

La forma simple: Migrar mi portafolio

Desde el menú lateral, hagan clic en Migrar datos (icono de subida). Llegan a una sola zona para soltar archivos. Suelten todos los CSV que tengan a la vez — una lista de propiedades, una de unidades, una de inquilinos, sus contratos — en cualquier orden. Habitia reconoce cada archivo por sus encabezados, revisa cada fila y les muestra una sola pantalla de revisión:

• qué encontró en cada archivo, y cuáles no pudo leer;
• notas de Antes de importar que dicen qué falta y cómo arreglarlo (por ejemplo, “3 contratos mencionan una propiedad que no está en ningún archivo” o “5 inquilinos se crearán sin teléfono — suban una hoja de inquilinos con columna de teléfono”);
• una vista previa por entidad, y la lista completa de errores por fila.

Los archivos de una misma subida se pueden referenciar entre sí: un archivo de contratos puede apuntar a una unidad del archivo de unidades que soltaron junto a él. Hagan clic en Importar una vez para todo, y en Deshacer una vez si hace falta.

Desde el 31 de octubre de 2026 la zona de carga también lee contratos de arrendamiento en PDF (en español o inglés) y hojas de Excel o CSV de cualquier forma, como un rent roll exportado de otra herramienta. Esos archivos toman unos minutos: la pantalla de revisión dice Analizando y se llena sola. Cada valor propuesto muestra el pasaje del contrato de donde salió, para que lo verifiquen antes de importar. Una hoja que no dice a qué propiedad pertenece les pregunta una vez en la pantalla de revisión. Los archivos se leen dentro de la propia nube de Habitia con un modelo que operamos nosotros y nunca se envían a un servicio de IA externo.

Los contratos escaneados o fotografiados sin capa de texto todavía no se leen; se guardan con la subida y se listan como no leídos.

El resto de esta página describe las plantillas y la ruta por entidad, que la zona de soltar archivos usa por debajo.

La forma estructurada: plantillas por entidad

Hagan clic en Plantillas por entidad al final de la página de Migrar. Los lleva por seis tipos de entidad en un orden fijo:

propiedades → unidades → inquilinos → contratos → espacios → activos

Cada paso hace referencia al anterior por nombre, así que el orden importa. Espacios y activos son opcionales.

2. Descarguen la plantilla CSV

Cada tarjeta de entidad tiene un botón Descargar plantilla. Hagan clic — recibirán un archivo <entidad>_template.csv con la fila de encabezados que Habitia espera, más una fila de comentarios con pistas para cada columna.

Ábranlo en Numbers, Excel, Google Sheets — lo que usen.

Consejo: No renombren ni eliminen las columnas del encabezado. Habitia identifica los campos por el nombre del encabezado. Si falta una columna requerida, la subida se rechaza con la lista de columnas que faltan.

3. Llenen sus datos

Algunas reglas por fila:

• Propiedades primero. Requerido. Cada CSV posterior hace referencia a las propiedades por nombre. Usen nombres que reconozcan (“Calle Luna 12” funciona; “Propiedad A” no).
• Las unidades hacen referencia a la propiedad por nombre. La ortografía importa; las mayúsculas no.
• Los inquilinos se identifican por correo. Una fila por inquilino. La columna id_number se guarda cifrada.
• Los contratos hacen referencia a la unidad por propiedad + número de unidad y al inquilino por correo. Si el inquilino todavía no está en Habitia, llenen tenant_full_name y se crea junto con el contrato. co_tenant_emails acepta una lista de inquilinos existentes separada por punto y coma.
• Servicios, amenidades y extras. Las unidades aceptan amenities (pool; gym; laundry), utilities_included (water; trash) y pet_policy. Los contratos aceptan pet_deposit y recurring_charges para cargos fijos mensuales que se cobran junto con la renta, escritos como etiqueta:monto:categoría, por ejemplo Parking:50:parking; Agua:25:water.
• Espacios y activos son opcionales. Sálten estos pasos si no llevan control de habitaciones o electrodomésticos individualmente.

Contratos que ya empezaron

La mayoría de los contratos migrados empezaron hace meses o años. Habitia necesita saber qué hacer con esos meses pasados para que nadie muestre un balance falso:

• Al día (la opción por defecto, encima del botón Subir): los meses pasados se registran como historial pagado y el libro mayor en vivo empieza este mes. Si alguien todavía debe renta, pongan el monto en la columna outstanding_balance y se registra como un cargo arrastrado.
• Rellenar: Habitia registra un cargo de renta por cada mes desde que empezó el contrato, y ustedes anotan los pagos históricos.

El depósito de seguridad funciona igual. Para un contrato activo, Habitia asume que el depósito ya está en sus manos (aparece como en custodia, no como adeudado). Pongan deposit_paid en false si todavía lo están esperando.

4. Suban, revisen, importen

1. Guarden el CSV con los datos.
2. En la página de Importar en bloque, hagan clic en Subir CSV debajo de la tarjeta de la entidad correspondiente.
3. Habitia revisa cada fila y muestra un resumen — N por crear, N ya existen en Habitia, N con errores — más una vista previa de las primeras filas y la lista completa de errores con número de fila, nombre del campo y mensaje. Todavía no se ha escrito nada.
4. Hagan clic en Importar N filas para escribir las filas válidas, o en Descartar para botar la subida. Las filas con errores se omiten; arréglenlas en su CSV y vuelvan a subir el archivo — las filas que ya existen en Habitia se reconocen y nunca se duplican.
5. Después de importar verán N filas importadas y un botón Deshacer importación que queda disponible durante 24 horas.

Nota: Deshacer elimina todo lo que esa importación creó — incluyendo los inquilinos creados automáticamente desde un archivo de contratos y el historial del libro mayor que se escribió para ellos — y vuelve a marcar las unidades como vacantes. Si importaron unidades y luego contratos, deshagan primero la importación de contratos.

5. Sigan a la próxima entidad

Una vez las propiedades estén adentro, hagan las unidades, después los inquilinos y después los contratos. Hacer las cosas fuera de orden va a generar errores, porque los CSV posteriores hacen referencia a nombres que todavía no existen. La lista de Importaciones recientes al final de la página muestra cada subida con su estado y un botón para deshacer mientras la ventana esté abierta.

Tamaño y formato del archivo

• Máximo 5 MB por archivo (aproximadamente 50,000 filas — mucho más allá de cualquier portafolio real de un solo dueño). Máximo 20,000 filas de datos por subida.
• Solo CSV (.csv). Los archivos de Excel no funcionan — exporten a CSV primero.
• UTF-8 es lo más seguro. Si su CSV tiene acentos o ñ, guárdenlo como UTF-8 para que los caracteres sobrevivan la subida.

Errores comunes y cómo arreglarlos

Mensaje de error	Qué significa
“property_name ’…’ not found in your org”	El nombre de la propiedad en esta fila no coincide con ninguna propiedad que hayan importado. Revisen la ortografía.
”… is required”	Una columna requerida está en blanco. La fila de comentarios de la plantilla marca cuáles campos son requeridos.
”… must be a YYYY-MM-DD date”	La fecha no está en formato YYYY-MM-DD. Usen 2026-05-12, no 5/12/26.
“Duplicate of row N in this file”	La misma propiedad / unidad / inquilino aparece dos veces en el archivo. Dejen una sola.
“That unit already has an active lease in Habitia”	Una unidad solo puede tener un contrato activo. Terminen el existente primero, o importen este como expired / terminated.
“Your plan is limited to N units”	La subida los llevaría más allá del límite de unidades de su plan. Mejoren el plan, o importen menos unidades.

Próximo paso

• Agregar una propiedad — para agregar más después de terminar la importación.
• Enviar un contrato para firma — para los contratos que entraron en borrador y ahora necesitan firmas.