Inspecciones

Las inspecciones en Habitia son listas estructuradas que capturan la condición de una propiedad o unidad en un momento dado. Son la prueba para disputas sobre depósitos de seguridad, la base para decisiones de turnover, y el respaldo cuando hay un reclamo al seguro.

Tipos de inspección

Cada inspección tiene un tipo que explica su propósito:

Tipo	Cuándo usarlo
Entrada (move-in)	Al inicio de un contrato. Captura la condición de la unidad antes de que el inquilino se mude. El inquilino puede firmar para reconocer.
Salida (move-out)	Al final. Se compara con la de entrada; las diferencias justifican deducciones del depósito.
Anual	Revisión de rutina cada año.
Trimestral	Más frecuente, para propiedades que requieren monitoreo cercano.
Turnover	Dentro de un proyecto de turnover; se coordina con el trabajo de preparación.
Drive-by	Revisión rápida solo del exterior; sin entrar a la unidad.
Seguimiento de mantenimiento	Después de una reparación, para confirmar que quedó bien.
Personalizada	Cualquier otra cosa.

Crear una inspección

Desde el menú lateral, hagan clic en Inspecciones → Nueva inspección.
Escojan la propiedad (y unidad, si es a nivel de unidad).
Escojan tipo y fecha.
Añadan el nombre del inspector. Si lo hacen ustedes, su nombre es el default.

La inspección empieza en estado pendiente. Al empezar a llenar tareas, pasa a en progreso. Cuando terminen, márquenla completada — y si un inquilino la firma, enviada después de su firma.

Registrar tareas

Cada inspección tiene una lista de tareas — cosas individuales que están revisando. Para cada tarea:

Nombre de la tarea — qué están calificando (“Paredes de la sala”, “Lavamanos de la cocina”, “Detector de humo”).
Habitación — en qué cuarto está.
Condición — una de: Excelente, Bueno, Regular, Mal, Dañado, Faltante.
Notas — opcional. Cualquier detalle específico vale la pena registrar.
Fotos — adjunten todas las que necesiten. Esta es la evidencia real.
Requiere acción — marquen si la tarea necesita seguimiento (reparación, deducción, conversación). Sirve como bandera al revisar la inspección después.

Las tareas también se pueden conectar a un activo (un electrodoméstico, accesorio, etc., de su registro de activos) para que la inspección actualice el historial del activo.

Lo que cubre la lista depende del alcance de la inspección. Una inspección de una unidad se siembra solo con los espacios y activos de esa unidad. Una inspección de la propiedad (sin unidad elegida) se siembra con los espacios y activos propios de la propiedad, los que no pertenecen a ninguna unidad: la lavandería, el exterior, el patio compartido. La casa unifamiliar es la excepción: su única unidad es la propiedad, así que una inspección de propiedad ahí lo cubre todo. Las tareas fijas ligadas a un tipo de espacio siguen la misma regla; las tareas fijas generales aparecen en toda inspección.

Cualquier otra cosa que revisen entra como tarea personalizada. Añadir tarea personalizada, debajo de la lista, pide un nombre y, opcionalmente, el espacio al que pertenece (“Pestillo del portón exterior”, “Condición del estacionamiento”); después se comporta como cualquier otra tarea, con condición, notas, fotos y bandera. Lo que revisan en cada inspección no hay que escribirlo cada vez: Configuración → Inspecciones guarda las tareas fijas de su organización, y la pestaña Resumen de una propiedad guarda las de esa propiedad solamente. Cada tarea fija es general (se añade una vez por inspección) o va ligada a un tipo de espacio (se añade bajo cada baño, cada cocina, etc.). Se añaden al poblar o re-sembrar la lista, junto con los espacios y activos de la unidad.

El progreso se guarda solo. Cada cambio en la lista — una condición, una nota, una foto, una bandera — se guarda en Habitia un instante después de hacerlo, y de nuevo en el momento en que salen de la app (por ejemplo, para tomar una foto). El estado debajo de la lista dice Guardando…, Todos los cambios guardados o Sin guardar todavía con un botón de Reintentar si se cayó la conexión. Si la página se recarga en el teléfono antes de que un guardado terminara, la lista vuelve exactamente donde la dejaron. Re-seed reconstruye la lista con las habitaciones y activos actuales de la unidad sin tocar lo que ya registraron en las tareas que siguen existiendo. Enviar espera cualquier guardado pendiente antes de bloquear la inspección.

De una tarea marcada a una orden de trabajo

Marcar una tarea la señala; convertirla en un trabajo es un clic, y nada se crea a sus espaldas.

En la tarea. Una tarea marcada muestra Crear orden de trabajo. El diálogo viene relleno desde la tarea: un título, una descripción con la habitación, la condición y sus notas, una prioridad (alta cuando la condición es mal, dañado o faltante) y un proveedor opcional. El trabajo se crea con la propiedad, la unidad, el espacio y el activo ya puestos, las fotos de la tarea adjuntas como fotos del antes, asignado a ustedes y enlazado a la inspección. Una vez existe, la tarea muestra el número y el estado de la orden; tóquenla para abrir el trabajo. También pueden hacerlo después de enviar la inspección.
Al enviar. Si quedan tareas marcadas sin orden de trabajo, Enviar inspección las muestra primero con una casilla y una prioridad cada una. Crear N y enviar crea los trabajos elegidos y luego bloquea la inspección; Enviar sin órdenes de trabajo solo la bloquea.
En el informe. El PDF abre con una sección de Tareas de seguimiento que lista cada tarea marcada con su condición, notas y orden de trabajo (o “sin orden de trabajo todavía”), así la inspección sirve también como lista de pendientes.

Firmas del inquilino

Para inspecciones de entrada y salida especialmente, el inquilino firma la inspección completada. La firma queda registrada con marca de tiempo; la inspección firmada es el documento que referencian cuando hay disputa sobre deducciones del depósito o daños preexistentes.

Pueden:

Que el inquilino firme en persona en su dispositivo (la firma se captura y se guarda).
Enviarle la inspección por el portal y que firme ahí.

Comparar inspecciones

Cuando crean una inspección de salida, el sistema intenta enlazarla con la inspección de entrada correspondiente (misma unidad, la más reciente anterior). La página de detalle muestra las tareas lado a lado para que vean qué cambió.

Fotos y almacenamiento

Las fotos adjuntas a las tareas de la inspección se guardan de forma segura en Habitia y quedan vinculadas al registro de la inspección. Sobreviven cambios de contrato y de inquilino — pueden sacar las fotos de entrada de hace tres años.

Una foto tomada desde la lista se reduce en el teléfono antes de enviarse (lado largo de 2,000 píxeles, unos cientos de kilobytes), que es más que suficiente como evidencia y hace que cada subida tome unos segundos con datos móviles. La lista muestra miniaturas pequeñas; toquen una para abrir la foto completa.

El PDF de la inspección

Vista previa del PDF y Descargar PDF (en una inspección completada) generan un informe con los datos, las notas generales y la lista agrupada por habitación y sub-espacio, cada tarea con su condición, notas, bandera y las fotos que le tomaron. Las fotos subidas desde la galería con una habitación o activo seleccionado se colocan bajo esa tarea; las subidas sin tarea aparecen al final bajo Otras fotos. Las fotos se reducen para el PDF, así que un recorrido completo queda en pocos megabytes. El archivo se nombra con el tipo de inspección, el número de unidad y la fecha, por ejemplo inspection-Annual-Unit_101-2026-11-06.pdf.

Consejos

Tomen más fotos de las que creen que necesitan. El almacenamiento es barato; las disputas son caras.
Sean específicos en las notas. “Rasguño en piso de madera, ~15 cm, cerca de la puerta” es más útil que “rasguño menor.”
Usen Requiere acción. Así marcan hallazgos que necesitan seguimiento para que sean fáciles de detectar al revisar la inspección después.
Las inspecciones también viven dentro de turnovers. Si están haciendo limpieza entre inquilinos, crear la inspección desde el turnover deja todo conectado.