Inspecciones

Las inspecciones en Habitia son listas estructuradas que capturan la condición de una propiedad o unidad en un momento dado. Son la prueba para disputas sobre depósitos de seguridad, la base para decisiones de turnover, y el respaldo cuando hay un reclamo al seguro.

Tipos de inspección

Cada inspección tiene un tipo que explica su propósito:

Tipo	Cuándo usarlo
Entrada (move-in)	Al inicio de un contrato. Captura la condición de la unidad antes de que el inquilino se mude. El inquilino puede firmar para reconocer.
Salida (move-out)	Al final. Se compara con la de entrada; las diferencias justifican deducciones del depósito.
Anual	Revisión de rutina cada año.
Trimestral	Más frecuente, para propiedades que requieren monitoreo cercano.
Turnover	Dentro de un proyecto de turnover; se coordina con el trabajo de preparación.
Drive-by	Revisión rápida solo del exterior; sin entrar a la unidad.
Seguimiento de mantenimiento	Después de una reparación, para confirmar que quedó bien.
Personalizada	Cualquier otra cosa.

Crear una inspección

1. Desde el menú lateral, hagan clic en Inspecciones → Nueva inspección.
2. Escojan la propiedad (y unidad, si es a nivel de unidad).
3. Escojan tipo y fecha.
4. Añadan el nombre del inspector. Si lo hacen ustedes, su nombre es el default.

La inspección empieza en estado pendiente. Al empezar a llenar tareas, pasa a en progreso. Cuando terminen, márquenla completada — y si un inquilino la firma, enviada después de su firma.

Registrar tareas

Cada inspección tiene una lista de tareas — cosas individuales que están revisando. Para cada tarea:

• Nombre de la tarea — qué están calificando (“Paredes de la sala”, “Lavamanos de la cocina”, “Detector de humo”).
• Habitación — en qué cuarto está.
• Condición — una de: Excelente, Bueno, Regular, Mal, Dañado, Faltante.
• Notas — opcional. Cualquier detalle específico vale la pena registrar.
• Fotos — adjunten todas las que necesiten. Esta es la evidencia real.
• Requiere acción — marquen si la tarea necesita seguimiento (reparación, deducción, conversación). Sirve como bandera al revisar la inspección después.

Las tareas también se pueden conectar a un activo (un electrodoméstico, accesorio, etc., de su registro de activos) para que la inspección actualice el historial del activo.

Firmas del inquilino

Para inspecciones de entrada y salida especialmente, el inquilino firma la inspección completada. La firma queda registrada con marca de tiempo; la inspección firmada es el documento que referencian cuando hay disputa sobre deducciones del depósito o daños preexistentes.

Pueden:

• Que el inquilino firme en persona en su dispositivo (la firma se captura y se guarda).
• Enviarle la inspección por el portal y que firme ahí.

Comparar inspecciones

Cuando crean una inspección de salida, el sistema intenta enlazarla con la inspección de entrada correspondiente (misma unidad, la más reciente anterior). La página de detalle muestra las tareas lado a lado para que vean qué cambió.

Fotos y almacenamiento

Las fotos adjuntas a las tareas de la inspección se guardan de forma segura en Habitia y quedan vinculadas al registro de la inspección. Sobreviven cambios de contrato y de inquilino — pueden sacar las fotos de entrada de hace tres años.

Consejos

• Tomen más fotos de las que creen que necesitan. El almacenamiento es barato; las disputas son caras.
• Sean específicos en las notas. “Rasguño en piso de madera, ~15 cm, cerca de la puerta” es más útil que “rasguño menor.”
• Usen Requiere acción. Así marcan hallazgos que necesitan seguimiento para que sean fáciles de detectar al revisar la inspección después.
• Las inspecciones también viven dentro de turnovers. Si están haciendo limpieza entre inquilinos, crear la inspección desde el turnover deja todo conectado.