Revisar recibos y comprobantes de pago

Cada pago en un contrato de Habitia tiene un recibo o un comprobante de pago correspondiente. Dónde vive y cómo llegan a él depende de cómo entró el pago.

Pagos en línea (Stripe — tarjeta o ACH)

Cuando un inquilino paga por su portal:

• Stripe le envía un recibo por correo automáticamente. El recibo viene de receipts@stripe.com y muestra el monto de la renta, la comisión (si el inquilino la paga), la fecha y el nombre del negocio. Los inquilinos no tienen que pedirles nada.
• Ustedes ven el mismo pago en el libro mayor del contrato, en verde como una entrada tipo “Pago de renta — Noviembre 2026” con el método (Tarjeta o ACH).
• El panel de Stripe guarda el registro completo de la transacción (Configuración → Rent Payments → Open Stripe dashboard). Úsenlo para todo lo relacionado a impuestos — los reportes de Stripe son la fuente de verdad para los pagos en línea.

Consejo: No necesitan hacer nada para “emitir” un recibo de un pago en línea — Stripe lo maneja. Si un inquilino pide un recibo, mándenlo al correo de Stripe o a la pestaña Pagos en su portal.

Pagos fuera de plataforma (efectivo, cheque, Zelle, ATH Móvil)

Para los pagos que registran a mano con Registrar un pago fuera de plataforma, no hay recibo automático — pero pueden adjuntar un archivo de comprobante de pago a cada entrada.

Adjuntar comprobante a un pago

1. Abran el contrato, bajen al libro mayor.
2. Encuentren la fila del pago.
3. Pasen el cursor encima. Aparece un icono de clip.
4. Hagan clic en el clip y suban el archivo (una imagen del cheque, una captura de la confirmación de Zelle o ATH Móvil, un recibo escaneado de efectivo).
5. El archivo queda adjunto al pago para siempre.

Consejo: Para ATH Móvil, hagan captura de la pantalla de confirmación desde la aplicación antes de cerrarla. El ID de transacción solo ayuda, pero la captura es un comprobante real.

Por qué vale la pena

• Disputas. Si un inquilino después dice que no pagó, la captura o imagen del cheque adjunta es su evidencia.
• Impuestos. A fin de año, pueden sacar cada pago con su comprobante, todo en un solo lugar, en vez de buscar en el historial de Zelle.
• Tranquilidad del inquilino. Los inquilinos pueden ver el comprobante adjunto en su propio portal — saben que ustedes lo registraron correctamente.

Lo que ven los inquilinos

En su portal:

• Pagos en línea — aparecen en la pestaña de Pagos con una etiqueta “Paid” (Pagado) y un enlace para ver el recibo de Stripe.
• Pagos fuera de plataforma — aparecen igual, con cualquier comprobante que adjuntaron mostrándose como un enlace “View attachment” (Ver adjunto).
• El libro mayor — ven la misma franja por mes que ustedes ven, en su versión simplificada.

Pagos históricos pre-Habitia

Los pagos que importaron con la opción Yo voy a registrar los cargos y pagos manualmente en Manejar un contrato pre-Habitia también aceptan clips. Adjunten el recibo, imagen del cheque o página del estado de cuenta correspondiente para tener un historial completo antes de Habitia.

Descargar un año de pagos

Para la temporada de impuestos:

1. Abran Reportes en el menú lateral.
2. Escojan el reporte de Ingresos.
3. Filtren por rango de fechas (por ejemplo, 1 ene – 31 dic del año pasado) y por contrato (o déjenlo en blanco para todos).
4. Exporten.

Los pagos en línea también viven en su panel de Stripe con exportaciones listas para impuestos.

Próximo paso

• Configurar su política de comisiones — quién paga la comisión de Stripe en cada pago.
• El panel — donde se resumen los totales de ingresos.