Agregar un inquilino
Un inquilino en Habitia es una persona — alguien que vive (o vivirá) en una de sus unidades. Primero se agrega el inquilino, y después se puede crear un contrato de alquiler que lo conecte a una unidad específica. No hace falta crear cuenta ni contraseña en este paso.
1. Abran la página de Inquilinos
Desde el menú lateral, hagan clic en Inquilinos. Verán una lista de todos los inquilinos de su organización, con una fila de filtros arriba por estado del contrato (Activo, Pendiente de firma, Vencido, etc.).
2. Hagan clic en Agregar inquilino
El botón está arriba a la derecha. Se abre un formulario en una ventana.
3. Llenen los datos básicos
Obligatorio:
- Nombre
- Apellido
Opcional pero útil:
- Correo electrónico — necesario si después quieren invitar al inquilino al portal.
- Teléfono — para recordatorios por SMS y contacto en general.
- Fecha de nacimiento — se usa en algunas solicitudes y para verificaciones de antecedentes.
- Nombre del contacto de emergencia y Teléfono del contacto de emergencia.
- Notas — cualquier nota interna que quieran recordar (por ejemplo, horarios preferidos de contacto, información sobre mascotas, empleador).
4. Guarden
Hagan clic en Guardar inquilino. El inquilino aparece arriba de la lista.
Nota: Agregar un inquilino no crea una cuenta de portal, no envía correos y no cobra nada. Es solo un registro de su lado. El inquilino no se entera de que está en Habitia hasta que ustedes lo inviten al portal o le envíen un contrato.
Próximo paso
Una vez exista el inquilino, pueden:
- Crear un contrato para esa persona en una unidad específica — el paso natural siguiente.
- Invitarlo al portal de inquilinos para que firme documentos, pague el alquiler y envíe solicitudes de mantenimiento.
- Enviarle un contrato para firma si ya tienen uno preparado.
Invitar varios inquilinos al portal a la vez
Si ya tienen muchos inquilinos agregados con correo electrónico, arriba en la página de Inquilinos aparece un botón Invite N to portal (Invitar N al portal). Hagan clic para enviar invitaciones al portal a todos los inquilinos que tengan correo y todavía no tengan cuenta.
Consejo: Los inquilinos invitados en las últimas 24 horas se omiten automáticamente — correr la invitación varias veces no le hace spam a nadie.
Agregar un co-inquilino a un contrato activo
Si necesitan añadir otro inquilino a un contrato que ya está activo — una pareja que se mudó después, un roommate que llegó después de la firma — pueden hacerlo directamente sin reiniciar el flujo de firma.
- Abran el contrato (Contratos → hagan clic en la fila).
- En la pestaña Resumen, busquen la tarjeta Co-inquilinos.
- Hagan clic en Añadir co-inquilino.
- Busquen por nombre o correo en el selector. La lista solo muestra inquilinos de su organización que aún no están en este contrato.
- Hagan clic en el que quieran. Se añade inmediatamente.
Para remover un co-inquilino después, hagan clic en la × en su fila en la misma tarjeta y confirmen. Removerlo del contrato no elimina el registro de inquilino — se queda en su lista de Inquilinos.
Nota: Esto solo actualiza el roster del contrato. No genera una enmienda firmada, no envía invitación al portal y no cambia la renta. Si quieren cualquiera de esas cosas, manéjenlas por separado (la invitación al portal está en la página de detalle del inquilino; una enmienda es un documento suyo).
El inquilino tiene que existir antes de poder añadirlo. Si es nuevo, agréguenlo en la página de Inquilinos primero y vuelvan al contrato.
Para contratos en borrador o pendientes de firma, usen el roster de firmantes en la pestaña Firma — ese flujo envía una invitación para firmar el contrato apropiadamente. La tarjeta Co-inquilinos en Resumen es para cuando el contrato ya está activo.
Editar o eliminar un inquilino
- Icono de lápiz en cualquier fila → editar la información de contacto.
- Icono de basura → eliminar el inquilino. Está bloqueado si el inquilino tiene un contrato activo — terminen el contrato primero.