Hoja de trabajo 1099 de fin de año

Si administran propiedades de otros dueños o pagan a proveedores, la ley federal de impuestos de EE. UU. espera formularios 1099 en enero: 1099-MISC a cada propietario cuya renta cobraron, y 1099-NEC a cada proveedor al que le pagaron por servicios, una vez el total del año llega al umbral de reporte del IRS. Habitia les da los totales listos para entregar a su contable.

Abran Reports → Financial y bajen hasta Year-end 1099 worksheet. Elijan el año.

Qué son los números

Propietarios (1099-MISC) — la renta y cargos brutos cobrados a nombre de cada propietario durante el año calendario, antes de la comisión de administración. Lo bruto es lo que el IRS espera que reporte un administrador, y cuadra con las líneas de “Rent share” de los estados de cuenta.
Proveedores (1099-NEC) — cada pago de gasto liquidado registrado contra el proveedor ese año: costos de órdenes de trabajo y gastos sueltos por igual. Los pagos aún en proceso no cuentan.

El umbral lo entran ustedes

El IRS fija el monto a partir del cual un receptor necesita un 1099, y lo cambia (cambió para los pagos de 2026 y se indexa después). Habitia no guarda esa cifra. Ustedes (o su contable) la entran una vez por año contributivo en Settings → Organization → Year-end tax reporting → Reporting thresholds by tax year, en la columna US mainland. La hoja entonces muestra una columna ≥ monto y marca las filas en o sobre él; las que están por debajo se muestran igual — útil cuando un pago de diciembre pasa a alguien del umbral. Un año sin entrada usa el último año anterior que hayan entrado, así que solo escriben un número nuevo cuando la regla cambia.

Si no hay umbral entrado para el año, la hoja lo dice, lista a todos los receptores y no marca ninguno, y Print forms imprime una copia para cada receptor listado. Nada se oculta; el juicio queda en manos de su contable.

Nota: Este reporte es para organizaciones del territorio continental de EE. UU., y para organizaciones de Puerto Rico con receptores en el continente. Los receptores de Puerto Rico se informan a Hacienda — vean la hoja de trabajo de fin de año de Hacienda. Configuren su jurisdicción en Settings → Organization → Year-end tax reporting.

Lo que no está en esta hoja

Solo los pagos registrados en Habitia. Los gastos de su propio negocio pagados fuera de la plataforma (su suscripción a Habitia, su contable, software, gastos de oficina) no están aquí a menos que los hayan registrado como gastos; regístrenlos en la página de Pagos sin propiedad asociada si los quieren en sus libros. Habitia tampoco decide si un receptor está exento (una corporación, por ejemplo) ni si aplicaba retención de respaldo; lista cada receptor con el monto pagado, y su contable aplica las reglas del año.

La verificación de cobertura

Una caja al tope dice qué se le escaparía a la hoja: pagos de gasto liquidados sin proveedor en la fila, y récords de proveedor que parecen un mismo receptor entrado dos veces (mismo Tax ID o mismo nombre), de modo que el total de una persona queda dividido. Corrijan el proveedor del pago, o fusionen los récords en la página Vendors, antes de radicar.

Tax IDs faltantes

Un 1099 necesita el número de contribuyente del receptor. El reporte muestra Missing en ámbar cuando el récord del propietario o proveedor no tiene Tax ID — corríjanlo en el récord del propietario (página Owners) o del proveedor (Vendors → editar → Tax ID). La buena práctica es pedir el W-9 al incorporarlos, no en enero.

Exportar

CSV por tabla — se importa directo a lo que use su contable para radicar.
PDF — un solo documento con ambas tablas, con el botón PDF junto al selector de año.
Print forms — genera los formularios 1099 como copias imprimibles para el receptor y el pagador (Copy B + Copy C), una página por propietario o proveedor en o sobre el umbral que entraron para el año (todos los receptores si no hay ninguno), con el nombre, dirección y EIN de su organización como pagador. Completen los Tax IDs faltantes primero, y verifiquen que su propio EIN esté en Settings → Organization Info → Tax ID.

Cuando el dueño le paga al proveedor directamente

Los gastos registrados con Paid by = the property owner (página Payments) son pagos del dueño, no de ustedes: no contabilizan nada en sus libros, no reducen el balance del dueño y quedan fuera de sus totales 1099-NEC. Aparecen, junto con las comisiones que cada dueño les pagó, en la sección Owner-side 1099-NEC más abajo en la página Reports: la hoja que le entregan al contable de cada dueño. Esos formularios los radica el dueño.

Cómo se radican los formularios reales

Copias para el receptor (Copy B) van a cada dueño y proveedor antes del 31 de enero. El IRS permite formularios sustitutos aquí, que es exactamente lo que produce Print forms.
Copy A va al IRS. Tres rutas: el portal gratuito IRIS del IRS, un servicio de e-file como Tax1099 o Track1099 (que también puede enviar por correo las copias a los receptores), o papel en el formulario oficial de tinta roja — legal solo si radican menos de diez declaraciones informativas en total. El 1099-NEC vence el 31 de enero; el 1099-MISC después (fin de febrero en papel, fin de marzo electrónico).
Copias estatales, donde un estado las exige, van con el programa combinado federal/estatal que manejan los servicios de e-file.

Lleven el CSV de esta hoja (o los totales) a la ruta que usen; Habitia no somete nada al IRS.

Lo que Habitia NO hace

No produce la Copy A — la copia que va al IRS. En papel tiene que ser el formulario oficial escaneable de tinta roja (una imitación impresa puede acarrear penalidades), y con 10+ formularios la radicación electrónica es obligatoria de todos modos. Entreguen los totales a su contable o a un servicio de radicación para ese paso.
No radica electrónicamente.
No guarda cifras contributivas. El umbral de reporte es un número que entran por año; las exenciones y las reglas de retención de respaldo no están en el software, así que un cambio en las reglas nunca espera por una actualización.
No es asesoría contributiva. Qué pagos se reportan (y a quién — las corporaciones suelen estar exentas) lo decide su contable.

Nota: Si activaron el balance de propietarios a mitad de año, el reporte les avisa — los totales de propietario antes de esa fecha no están incluidos. Verifiquen contra los estados de cuenta de dueños para el año completo.