Hoja de trabajo de fin de año de Hacienda (480.6A / 480.6SP)

Si su negocio está en Puerto Rico, Hacienda espera declaraciones informativas cada febrero por lo que pagaron el año anterior: el Formulario 480.6A por las rentas que cobraron a nombre de los dueños, y el Formulario 480.6SP por los servicios que pagaron a proveedores. Habitia les da los totales, las verificaciones de datos y el resumen de reconciliación para que radiquen por SURI en minutos. No radica por ustedes.

Abran Reports → Financial y bajen hasta Hacienda year-end worksheet. Elijan el año.

Nota: Esto es una hoja de trabajo, no una declaración. Hacienda solo acepta declaraciones creadas dentro de SURI, y SURI genera las copias que le entregan a dueños y proveedores. El trabajo de Habitia es tener cada cifra lista para que entrarlas tome minutos.

Qué son los números

Propietarios — rentas cobradas a su nombre (hoy el Formulario 480.6A) — la renta y cargos brutos cobrados a nombre de cada propietario durante el año calendario, antes de la comisión de administración. Es la misma cifra de la tabla 1099-MISC y de las líneas «Rent share» de los estados de cuenta.
Proveedores — servicios pagados (hoy el Formulario 480.6SP) — cada pago de gasto liquidado registrado contra el proveedor ese año. Los pagos aún en proceso no cuentan.
Retenido — la contribución que realmente descontaron de los pagos al proveedor y registraron en el campo Tax withheld at source de cada gasto. Es un hecho tomado de sus pagos, no un cálculo.
Resumen de reconciliación — los proveedores agrupados como pide el estado de reconciliación anual (hoy el 480.6SP.2): individuos vs. corporaciones y entidades conducto, y proveedores a quienes sí se les retuvo vs. no. Cuando hay un umbral entrado, solo cuentan los proveedores en o sobre él, porque esos son los formularios que el estado resume. Los grupos llevan etiquetas descriptivas, no números de línea; su contable mapea cada grupo al formulario vigente del año y reasigna cualquier proveedor cuyo estatus legal difiera de lo que se hizo.

El umbral lo entran ustedes

Hacienda fija el monto a partir del cual un receptor necesita una declaración, y puede cambiarlo. Habitia no guarda esa cifra. Ustedes (o su contable) la entran una vez por año contributivo en Settings → Organization → Year-end tax reporting → Reporting thresholds by tax year, en la columna Puerto Rico. La hoja entonces muestra una columna ≥ monto y cuenta los receptores en o sobre él; las filas por debajo se muestran igual. Un año sin entrada usa el último año anterior que hayan entrado, así que solo escriben un número nuevo cuando la regla cambia.

Si no hay umbral entrado para el año, la hoja lo dice, lista a todos los receptores y no marca ninguno. Nada se oculta; el juicio queda en manos de su contable.

La verificación de cobertura

Una caja al tope de la hoja dice qué se le escaparía, a partir de hechos en sus récords: pagos de gasto liquidados que no tienen proveedor en la fila (no están en la línea de ningún receptor; asignen el proveedor en el pago), y récords de proveedor que parecen un mismo receptor entrado dos veces, por el mismo Tax ID o el mismo nombre, de modo que el total de una persona queda dividido en dos líneas. Fusiónenlos o corríjanlos en la página Vendors antes de radicar. La misma caja aparece en la hoja 1099 y en ambos PDF.

Lo que esta hoja deliberadamente no hace

Habitia no calcula lo que debieron retener, y no guarda reglas contributivas propias: las tasas de retención en el origen, la exención anual, el efecto de un Relevo, el umbral de reporte y los números de línea de los formularios cambian por ley y por carta circular, y una hoja que tuviera cualquiera de ellos fijo en el código estaría equivocada el año en que la regla cambie. Por eso no hay columna «estatutaria» ni «exposición»: ven lo que se pagó y lo que se retuvo, y su contable aplica la regla vigente para el año. Si concluye que debieron retener y no lo hicieron, esa es una conversación entre ustedes y su contable, no un número que Habitia imprime.

Dos límites más a tener en cuenta:

Solo están los pagos registrados en Habitia. Lo que pagan por su propio negocio fuera de la plataforma (su suscripción a Habitia, su contable, software, gastos de oficina) no está en esta hoja a menos que lo hayan registrado como gasto. Si quieren esos gastos en sus libros, regístrenlos en la página de Pagos sin propiedad asociada; existen categorías como Honorarios profesionales, Software y Oficina y administración para eso.
Los pagos a proveedores no se clasifican en servicios o bienes. Se lista cada pago de gasto liquidado a un proveedor. Si algunos son por materiales y no por servicios, su contable los excluye.

Depositar la contribución retenida

Si retienen, el dinero que guardaron le pertenece a Hacienda hasta que lo depositen. Habitia lo mantiene claro en los libros y en el reporte:

Al registrar un gasto con un monto en Tax withheld at source, el asiento contabiliza el gasto bruto, acredita el banco por el neto pagado al proveedor, y acredita 2350 Withholding Payable — Hacienda por la diferencia. El estado del dueño muestra el costo bruto, como debe ser.
Cuando depositan por SURI, regístrenlo en la caja Deposits to Hacienda del reporte: monto, fecha y número de confirmación de SURI. Habitia contabiliza el depósito contra la 2350, así que el balance de esa cuenta siempre es lo retenido y aún no enviado.
La caja muestra las tres cifras que su contable cuadra en la reconciliación anual: retenido en los pagos, depositado, y pendiente de depositar. Anular un depósito reversa su asiento.

Cuando el dueño le paga al proveedor directamente

A veces el dueño le transfiere al techero por su cuenta y ustedes solo coordinaron el trabajo. Registren ese gasto en la página Payments con Paid by = the property owner. Entonces Habitia:

no contabiliza nada en sus libros ni descuenta nada del balance del dueño, porque no se movió efectivo suyo;
lo lista en el estado del dueño como Paid by owner, para el récord, sin netearlo contra su renta;
lo deja fuera de su 480.6SP, porque ustedes no fueron el pagador.

Esos pagos, junto con las comisiones de administración que cada dueño les pagó, aparecen en una sección aparte de la página Reports: Owner-side 480.6SP — what owners paid for services. Es la hoja de entrega para el contable de cada dueño: receptor, Tax ID, monto y, cuando hayan entrado un umbral para el año, si llega a él. Esos formularios los radica el dueño, no ustedes, y si debe radicarlos depende de si su actividad de alquiler cuenta como industria o negocio.

Qué organizaciones ven este reporte

Solo las organizaciones cuya jurisdicción contributiva sea Puerto Rico. Se configura en Settings → Organization → Year-end tax reporting; en automático, una dirección en PR la activa. Una organización del territorio continental de EE. UU. ve solo el reporte 1099. Una organización de Puerto Rico ve ambos, porque los receptores en el continente igual reciben un 1099.

Preparen primero a sus propietarios y proveedores

Un campo determina la clasificación. Llénenlo antes de fin de año, no en febrero.

Tipo de entidad en el propietario (Owners → editar) y en el proveedor (Vendors → editar): Individuo o Corporación / LLC / sociedad. La declaración de rentas está escrita para individuos, así que un propietario marcado como corporación muestra una verificación de confirmar con su contable. En los proveedores, el tipo de entidad decide el grupo de la reconciliación.

Habitia no guarda los certificados de relevo de retención de los proveedores. Su contable los aplica, junto con las tasas, al decidir cuánto retener; Habitia solo registra el monto que ustedes sí retuvieron en cada pago.

La columna Check lista todo lo que el contable va a preguntar: Tax ID faltante, dirección faltante, tipo de entidad sin indicar.

Exportar

CSV por tabla — incluye todas las columnas, listo para mapear a la plantilla de carga masiva de SURI (SURI → Descargas → Modelos de Formulario).
PDF — un solo documento con ambas tablas y la reconciliación, con el botón PDF junto al selector de año. Entréguenselo a su contable.

Cómo se radican las declaraciones reales

Todo ocurre dentro de SURI, el sistema en línea de Hacienda, con la cuenta de su propio negocio:

Abran la sección de declaraciones informativas del año contributivo y elijan el formulario: 480.6A para dueños, 480.6SP para proveedores.
Entren los receptores, uno a uno (bloque del pagador, nombre del receptor, Tax ID, dirección, monto, y en el 480.6SP la cantidad retenida) o subiendo la plantilla de Excel de Hacienda (SURI → Descargas → Modelos de Formulario, hasta 2,000 formularios por tipo). El CSV de esta hoja de trabajo es lo que pegan o de donde copian.
Sometan. SURI valida el lote y asigna un número de confirmación de radicación electrónica. Solo entonces existen las declaraciones.
SURI genera los PDF, cada uno con ese número. Descárguenlos y entreguen uno a cada dueño y proveedor — esas son las copias oficiales.
Si retuvieron contribución durante el año, radiquen la reconciliación anual (hoy el 480.6SP.2) de la misma forma, mapeando los grupos de la hoja a sus líneas. Los depósitos se hicieron por SURI mes a mes; la caja Deposits to Hacienda de la hoja es su récord de ellos.

Las correcciones se radican en SURI como declaraciones enmendadas. Hacienda publica la fecha límite cada año (históricamente a fin de febrero); confírmenla con su contable.

Lo que Habitia NO hace

No imprime los formularios. Los PDF de Hacienda dicen «no utilice para rendir» — solo valen las copias que genera SURI, y SURI produce las copias para el receptor cuando radican.
No sube nada a SURI ni radica.
No deposita ni remite la contribución retenida. Las cifras de retenido son las que ustedes registraron; los depósitos se hacen en SURI.
No es asesoría contributiva. Qué pago se informa, en qué formulario y a partir de qué monto lo decide su contable.
No guarda cifras contributivas. Los umbrales los entran ustedes por año; tasas, exenciones, números de formulario y fechas límite no están en el software, así que un cambio en las reglas nunca espera por una actualización.

La radicación es electrónica por SURI, en el febrero siguiente al año contributivo, y se entregan copias a cada receptor. Vean también la hoja de trabajo 1099 de fin de año para la parte federal.

Nota: Si activaron el balance de propietarios a mitad de año, el reporte les avisa — los totales de propietario antes de esa fecha no están incluidos. Verifiquen contra los estados de cuenta de dueños para el año completo.