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Registrar una orden de trabajo

Una orden de trabajo es la unidad de trabajo en Habitia — un grifo goteando, una nevera dañada, un servicio trimestral de aire acondicionado, un retoque de pintura. Registrarla deja constancia de qué se hizo, cuándo, cuánto costó y (eventualmente) quién lo hizo.

Abran Work Orders (Órdenes de Trabajo) en el menú lateral.

1. Hagan clic en Add work order

Arriba a la derecha de la página. Se abre un formulario más grande.

Screenshot: formulario Add work order

2. Título y ubicación

  • Title (Título) (requerido) — descripción corta del trabajo (“Goteo de fregadero”, “Servicio AC - Edificio A”).
  • Property (requerido) — escojan la propiedad.
  • Unit (opcional) — escojan la unidad si el trabajo es en una específica. Déjenlo en blanco para trabajo a nivel de propiedad (áreas comunes, techo, elevador).
  • Room/Other space (Habitación/Otro espacio) (opcional) — escojan la habitación si aplica. La lista se filtra según la unidad que escogieron.
  • Asset (opcional) — liguen la orden a un activo específico (por ejemplo, la nevera de la unidad 101). Esto alimenta el historial de reparaciones del activo y las alertas de ciclo de vida descritas en Reglas del ciclo de vida.

3. Categoricen y prioricen

  • Category (Categoría) (requerido) — Plomería, Aire acondicionado, Electricidad, Carpintería, Pintura, Jardinería, Limpieza, Electrodomésticos, Techos, General.
  • Priority (Prioridad) — Baja, Media, Alta, Urgente. Afecta el ordenamiento y las alertas.
  • Status (Estado) — Abierta (por defecto), Programada, En progreso, Completada, Cancelada.

4. Fechas y asignación

  • Scheduled date (Fecha programada) — cuándo se planifica el trabajo. Déjenla en blanco si no está programado.
  • Started date (Fecha de inicio) — cuándo empezó realmente. Llénenla cuando empiece.
  • Assign vendor (Asignar proveedor) — escojan un proveedor de su lista. Déjenlo en blanco si lo van a hacer ustedes o si lo asignarán después. Vean Asignar un proveedor.

5. Costos

Hay dos formas de registrar lo que costó un trabajo, y no son lo mismo:

  • La pestaña Costos (úsenla para todo lo que quieran en los reportes). Abran la orden y vayan a su pestaña Costos → Registrar costo. Cada entrada se registra como un gasto — monto, categoría, fecha, método de pago, número de referencia y un recibo opcional — vinculada a esta orden y a su proveedor. Pueden registrar varias (p. ej. la factura del plomero y un recibo de piezas aparte). Estas entradas son las que alimentan sus Reportes de gastos y las gráficas de gastos del panel.
  • Los campos Materials / Labor cost del formulario de edición — un total rápido que se muestra en la orden misma. Sirve para una cifra aproximada de un vistazo, pero no alimentan los reportes de gastos.

Si registraron un costo pero no aparece en las gráficas de gastos del panel, lo más probable es que lo escribieron en los campos Materials/Labor. Las gráficas leen la pestaña Costos (pagos de gasto) — que también incluyen gastos sueltos que registren sin ninguna orden de trabajo.

6. Descripción y resolución

  • Description (Descripción) — qué estaba mal o qué necesitaba ocurrir.
  • Resolution notes (Notas de resolución) — llénenlas cuando el trabajo esté listo, con lo que se hizo.

7. Guarden

Hagan clic en Save work order. La orden aparece arriba de la lista con su etiqueta de estado.

Actualizar una orden en el tiempo

Una orden no es de un solo paso. La mayoría evoluciona:

  1. Open (Abierta) → la registraron pero no la han programado.
  2. Scheduled (Programada) → pusieron fecha y (normalmente) asignaron proveedor.
  3. In progress (En progreso) → el proveedor empezó.
  4. Completed (Completada) → listo. Llenen las notas de resolución y registren el costo final en la pestaña Costos.

Editen la orden desde su fila en la lista (icono de lápiz) o desde su página de detalle.

Una vez que una orden está Completed o Cancelled, queda cerrada. Aún pueden reabrirla si hace falta — una completada vuelve a In progress, una cancelada vuelve a Open — pero otros saltos de estado desde una orden cerrada están bloqueados, para que el trabajo terminado no reviva sin querer.

¿Invitan proveedores a cotizar primero? Ese flujo agrega dos estados que verán en la etiqueta — Soliciting estimates (solicitando cotizaciones) y Waiting parts (esperando piezas). Vean Asignar un proveedor.

Filtrar la lista

La página tiene dos filtros arriba:

  • Status — Todas, Abiertas, Programadas, En progreso, Completadas, Canceladas.
  • Priority — Todas, Baja, Media, Alta, Urgente.

Consejo: Filtren a Status: Open, Priority: Urgent como su primera parada cada mañana. Esa es su lista de urgencias.

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