Registrar una orden de trabajo

Una orden de trabajo es la unidad de trabajo en Habitia — un grifo goteando, una nevera dañada, un servicio trimestral de aire acondicionado, un retoque de pintura. Registrarla deja constancia de qué se hizo, cuándo, cuánto costó y (eventualmente) quién lo hizo.

Abran Work Orders (Órdenes de Trabajo) en el menú lateral.

1. Hagan clic en Add work order

Arriba a la derecha de la página. Se abre un formulario más grande.

2. Título y ubicación

Title (Título) (requerido) — descripción corta del trabajo (“Goteo de fregadero”, “Servicio AC - Edificio A”).
Property (requerido) — escojan la propiedad.
Unit (opcional) — escojan la unidad si el trabajo es en una específica. Déjenlo en blanco para trabajo a nivel de propiedad (áreas comunes, techo, elevador).
Room/Other space (Habitación/Otro espacio) (opcional) — escojan la habitación si aplica. La lista se filtra según la unidad que escogieron.
Asset (opcional) — liguen la orden a un activo específico (por ejemplo, la nevera de la unidad 101). Esto alimenta el historial de reparaciones del activo y las alertas de ciclo de vida descritas en Reglas del ciclo de vida.

3. Categoricen y prioricen

Category (Categoría) (requerido) — Plomería, Aire acondicionado, Electricidad, Carpintería, Pintura, Jardinería, Limpieza, Electrodomésticos, Techos, General.
Priority (Prioridad) — Baja, Media, Alta, Urgente. Afecta el ordenamiento y las alertas.
Status (Estado) — Abierta (por defecto), Programada, En progreso, Completada, Cancelada.

4. Fechas y asignación

Scheduled date (Fecha programada) — cuándo se planifica el trabajo. Déjenla en blanco si no está programado.
Started date (Fecha de inicio) — cuándo empezó realmente. Llénenla cuando empiece.
Assign vendor (Asignar proveedor) — escojan un proveedor de su lista. Déjenlo en blanco si lo van a hacer ustedes o si lo asignarán después. Vean Asignar un proveedor.

5. Costos

El dinero de un trabajo vive en la pestaña Facturas de la orden, y sigue la secuencia real: el proveedor envía una factura y ustedes la pagan.

Registrar factura — entren la factura del proveedor cuando llegue: proveedor, monto, número de factura, fecha, vencimiento y el PDF o la foto de la factura. Todavía no se contabiliza nada; la factura aparece como Abierta con su fecha de vencimiento y se pone naranja o roja según envejece. Si aceptaron una cotización para el trabajo, hagan clic en Crear factura sobre la cotización aceptada y el formulario sale prellenado con el proveedor y el monto.
Pagar — sobre una factura, registren cada pago que hagan contra ella: monto (todo o parte), fecha, método, número de cheque o referencia. Cada pago es un gasto ordinario vinculado a esta orden y a su proveedor, así que alimenta sus Reportes de gastos, el balance del dueño y las hojas de fin de año. La factura pasa a Parcial y luego a Pagada; los pagos se listan debajo.
Pagado al momento (sin factura) — para un recibo que pagaron en el mostrador (piezas en la ferretería). Registra el pago de inmediato, con el recibo adjunto, y lo lista bajo Costos pagados sin factura.
Los campos Materials / Labor cost de los formularios de crear y editar — un estimado rápido escrito a mano. No alimentan los reportes de gastos, y solo fijan el Costo total de la orden mientras no se haya registrado ningún pago. En cuanto haya uno, la orden lo indica debajo de las tarjetas de costo y las cifras escritas quedan solo como referencia.

La pestaña muestra tres cifras: Facturado (toda factura no anulada), Pagado (todo pago) y Pendiente (lo que aún se debe). El Costo total que aparece en la orden, en la lista de órdenes, en el feed de actividad y en las mudanzas es la cifra de Pagado en cuanto exista un pago (incluida una factura que el dueño le pagó directamente al proveedor, porque sigue siendo lo que costó el trabajo). Registrar, editar o borrar un pago lo actualiza. Solo cuando no se ha pagado nada vuelve a Materials + Labor. Una factura sin pagar es un compromiso, no un gasto: nunca cambia el costo total ni los libros.

Las mismas facturas aparecen también en la tarjeta Facturas de proveedores de la página de Pagos, donde ven lo que deben en todos los trabajos y propiedades.

Si registraron un pago pero no aparece en las gráficas de gastos del panel, lo más probable es que lo escribieron en los campos Materials/Labor. Las gráficas leen los pagos (la pestaña Facturas) — que también incluyen gastos sueltos que registren sin ninguna orden de trabajo.

Dos campos del formulario de gasto importan a fin de año:

Paid by (Pagado por) — nosotros (predeterminado) cuando la factura salió de su cuenta operativa o de fideicomiso, o el dueño de la propiedad cuando el dueño le pagó directamente al proveedor. Las facturas pagadas por el dueño no contabilizan nada en sus libros, no reducen el balance del dueño, aparecen en su estado como paid by owner, y pasan de sus formularios de fin de año a los del dueño. Vean la hoja de trabajo de Hacienda.
Tax withheld at source (Retención en el origen) (organizaciones de Puerto Rico que retienen) — el monto que retuvieron de la factura para Hacienda, a la tasa que su contable les indicó. El monto de arriba sigue siendo la factura bruta; la parte retenida se contabiliza como pasivo hasta que la depositen.

6. Descripción y resolución

Description (Descripción) — qué estaba mal o qué necesitaba ocurrir.
Resolution notes (Notas de resolución) — llénenlas cuando el trabajo esté listo, con lo que se hizo.

7. Guarden

Hagan clic en Save work order. La orden aparece arriba de la lista con su etiqueta de estado y un número de referencia (WO-12), consecutivo por organización. El número también aparece en la página de detalle y en la ruta de navegación, así que pueden citarlo a un proveedor o inquilino.

Actualizar una orden en el tiempo

Una orden no es de un solo paso. La mayoría evoluciona:

Open (Abierta) → la registraron pero no la han programado.
Scheduled (Programada) → pusieron fecha y (normalmente) asignaron proveedor.
In progress (En progreso) → el proveedor empezó.
Completed (Completada) → listo. Llenen las notas de resolución y registren el costo final en la pestaña Costos.

Editen la orden desde su fila en la lista (icono de lápiz) o desde su página de detalle.

Una vez que una orden está Completed o Cancelled, queda cerrada. Aún pueden reabrirla si hace falta — una completada vuelve a In progress, una cancelada vuelve a Open — pero otros saltos de estado desde una orden cerrada están bloqueados, para que el trabajo terminado no reviva sin querer.

¿Invitan proveedores a cotizar primero? Ese flujo agrega dos estados que verán en la etiqueta — Soliciting estimates (solicitando cotizaciones) y Waiting parts (esperando piezas). Vean Asignar un proveedor.

Filtrar la lista

La página tiene dos filtros arriba:

Status — Todas, Abiertas, Programadas, En progreso, Completadas, Canceladas.
Priority — Todas, Baja, Media, Alta, Urgente.

Consejo: Filtren a Status: Open, Priority: Urgent como su primera parada cada mañana. Esa es su lista de urgencias.

Próximo paso

Asignar un proveedor — escoger quién hace el trabajo.
Solicitudes de mantenimiento del inquilino — manejar las solicitudes que llegan del lado del inquilino.