Cambios de inquilino (turnovers)
Un turnover (cambio de inquilino) es un proyecto corto que junta todo lo que hacen para dejar una unidad lista entre inquilinos: la inspección de salida, limpieza, reparaciones, preparación para listar, y la revisión final.
El turnover en sí es solo un contenedor — el trabajo real (órdenes de trabajo, inspecciones, documentos) vive donde siempre. El turnover les da un solo lugar para ver el estado de todo.
Cómo se inicia uno
La mayoría de los turnovers ahora empiezan automáticamente — Habitia abre uno (en Borrador, con el checklist por defecto y una inspección de salida ya vinculada) cada vez que una unidad les vuelve:
- Un inquilino confirma su salida desde su portal.
- Ustedes registran una salida en el contrato (Detalle del contrato → Registrar salida con fecha de hoy o anterior).
- Un contrato vence sin renovación y el proceso nocturno desocupa la unidad.
Es idempotente — una unidad solo tiene un turnover activo a la vez, así que estos disparadores no crean duplicados. La fecha objetivo se pone por defecto a ~2 semanas; ajústenla en el turnover.
Para iniciar uno manualmente (por ejemplo, una unidad que queda vacía por una razón que Habitia no puede ver), hagan clic en Turnovers → Nuevo turnover desde el menú lateral, escojan la unidad, vinculen el contrato saliente si aplica, y pongan una fecha objetivo.
Los cinco estados
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Lo empezaron pero todavía nada está en marcha. Armen la lista de tareas. |
| En progreso | Hay trabajo activo — inspecciones agendadas, órdenes de trabajo creadas. |
| Listo para listar | La unidad está lista para mudanza y puede ir a la página de anuncios. |
| Listo para ocupar | Hay un nuevo inquilino en línea; el turnover cierra cuando se mude. |
| Completado | Hecho. Se queda en el archivo de referencia. |
También pueden cancelar un turnover si los planes cambian.
La lista de tareas
Cada turnover tiene una lista de tareas, agrupadas por categoría:
- Inspección — revisión de salida, evaluación de condiciones.
- Limpieza — limpieza profunda, alfombras, etc.
- Reparación — tapar huecos, arreglar electrodomésticos.
- Cosmético — pintura, reemplazar accesorios.
- Admin — devolver depósito, actualizar cuentas de servicios públicos.
- Marketing — fotos, listar la unidad.
- Seguridad — detectores de humo, cerraduras cambiadas.
Cada tarea se puede marcar Por hacer, En progreso, Hecho o Omitido. Las tareas se pueden vincular a órdenes de trabajo específicas para que el mismo trabajo no se rastree en dos lugares.
Conectar inspecciones y órdenes de trabajo
Desde un turnover pueden:
- Crear una inspección (típicamente tipo
move_outoturnover) — aparece también en la página de Inspecciones, pero etiquetada a este turnover. - Crear una orden de trabajo para cualquier reparación — igual, vive en la página de Órdenes de trabajo, vinculada aquí.
Vincular importa porque cuando todas las tareas del checklist están Hechas, el sistema sabe que la unidad está lista y les deja cambiar el estado a Listo para listar o Listo para ocupar.
Antes de pasar a Listo para listar, la inspección de salida vinculada debe estar completada (no solo adjunta), y toda tarea marcada como bloqueante debe estar Hecha u Omitida. Esto evita que una unidad llegue a la página de anuncios antes de haberla revisado de verdad.
La pestaña Work Orders
La pestaña Work Orders (Órdenes de trabajo) lista todas las órdenes de trabajo vinculadas a este turnover — tanto las que crean desde la pestaña como las que vincularon a una tarea del checklist. Cada fila muestra su categoría, estado, fecha programada y Cost (Costo). Hagan clic en una fila para abrir la orden de trabajo.
Crear una orden de trabajo aquí la rellena con la unidad y la etiqueta al turnover, así que también aparece en la página global de Work Orders — es la misma orden de trabajo, solo visible en ambos lugares.
Seguimiento de costos
La pestaña Costs (Costos) — y la cifra Actual cost (Costo real) en el Resumen del turnover — suma lo que les está costando el turnover:
- Estimated (Estimado) — la suma de los costos estimados de las tareas del checklist.
- Actual (Real) — lo que realmente gastaron: los gastos registrados en cada orden de trabajo vinculada, más cualquier costo real que pusieron directamente en las tareas del checklist.
- Budget / variance (Presupuesto / variación) — fijen un presupuesto en el turnover y Habitia muestra cuánto van por encima o por debajo.
El costo de una orden de trabajo aquí es el total de los gastos registrados en su pestaña Costs (las mismas entradas que alimentan sus reportes de gastos). Si solo escribieron un número en los campos de Materiales/Mano de obra de la orden, ese estimado rápido se usa como respaldo.
Liquidar el depósito
La pestaña Deposit (Depósito) es donde concilian el depósito de garantía del inquilino saliente — cuánto retuvieron, qué están deduciendo y cuánto se reembolsa o se debe. Se abre como Draft (Borrador) la primera vez que la visitan.
Deposit held (Depósito retenido) — se rellena con el depósito de garantía del contrato saliente la primera vez que abren la pestaña. Edítenlo si retuvieron un monto distinto (un depósito parcial o uno por mascota), o si no se registró en el contrato. Si muestra $0.00, el depósito de garantía del contrato saliente nunca se fijó — solo escriban el monto real.
Charge work orders to deposit (Cobrar órdenes de trabajo al depósito) — las órdenes de trabajo del turnover se listan con una casilla. Marquen las que son responsabilidad del inquilino; cada una agrega una deducción abajo, rellenada con el título de la orden y su costo. Desmárquenla para quitarla. Es la forma rápida de cobrar, por ejemplo, la única reparación por daños de tres órdenes del turnover, dejando el desgaste normal fuera de la cuenta del inquilino.
Deductions (Deducciones) — cada deducción tiene descripción, categoría, monto y una orden de trabajo vinculada opcional. Ajusten el monto después de cobrar una orden si solo una parte es responsabilidad del inquilino (p. ej. $60 de una reparación de $100). También pueden agregar deducciones manuales sin orden de trabajo — renta no pagada, servicios, cargos por mora.
Reembolso o saldo — Habitia muestra Deposit held, Total deductions y el resultado: Refund due (Reembolso a favor del inquilino) o Balance owed (el inquilino debe más de lo que cubrió su depósito). Se recalcula en vivo mientras editan.
Evidence (Evidencia) — adjunten fotos y recibos que respalden las deducciones. Además de lo que suban aquí, el recuadro vincula automáticamente las fotos, videos y documentos de cada orden de trabajo cobrada (más los recibos de sus gastos) — así la prueba de una reparación que están cobrando aparece sin que la vuelvan a subir. Esos archivos aparecen en cuanto marcan una orden de trabajo arriba.
Finalize (Finalizar) — cuando los números estén bien, hagan clic en Finalize para bloquear la liquidación (pueden Reopen / Reabrir más tarde si algo cambia). Download statement (PDF) genera un estado de cuenta detallado del depósito para entregar al inquilino.
La pestaña del depósito también muestra la inspección de salida vinculada — el recorrido es su evidencia para cualquier deducción por daños, así que finalicen la inspección antes de finalizar el depósito.
Conectar a los contratos
Los turnovers pueden referenciar tanto:
- El contrato saliente (el inquilino que se va) — se completa con la fecha de fin del contrato.
- El contrato entrante (el nuevo inquilino) — se pone una vez lo hayan firmado.
Tener ambos vinculados deja un registro limpio de cuánto tiempo estuvo vacía la unidad entre contratos.
Consejos
- No sobrecarguen el checklist para turnovers pequeños. Repintar y limpiar son dos tareas, no doce.
- Pongan una fecha objetivo realista — les da una fecha contra la cual empujar y se nota en la lista de turnovers cuando se están atrasando.
- Marquen las tareas a medida que las terminan, no todas al final. El estado del turnover solo pasa a Listo para listar / Listo para ocupar cuando el checklist está completo.