Facturas de proveedores — lo que deben antes de pagarlo

Una factura de proveedor es una factura que recibieron pero aún no han pagado: la del plomero por la reparación de la semana pasada, la prima anual del seguro, los honorarios del contable. Habitia las guarda en un registro en la página Payments para que siempre sepan qué se debe, a quién y con cuánto atraso, y para que pagar una sea un solo paso que registre el gasto correctamente.

Por qué una factura no publica nada

Habitia lleva sus libros en base de efectivo: un gasto cuenta el día en que lo pagan. Entrar una factura, por tanto, no cambia nada en el libro mayor, el balance del dueño, el informe Financial ni las hojas de fin de año. Es una nota para ustedes, con fecha de vencimiento.

Cuando pagan la factura, Habitia registra un pago de gasto ordinario, el mismo que habrían entrado a mano en la página Payments, y lo enlaza a la factura. Ese pago es lo que llega a los libros (gasto y banco), al estado de cuenta del dueño cuando la propiedad es administrada, al costo de la orden de trabajo, y a las hojas 1099 y de Hacienda.

La cuenta 2100 Accounts Payable del catálogo sigue sin usarse para facturas. Queda reservada para una futura opción de acumulación, en la que un gasto se reconocería al llegar la factura en vez de al pagarse.

Entrar una factura

En Payments, la tarjeta Vendor bills está sobre las tarjetas de resumen. Hagan clic en Enter bill y llenen:

Vendor (obligatorio) y Category, las mismas categorías de gasto que usa la página Payments.
Amount, Bill date y, opcionalmente, una Due date. La fecha de vencimiento alimenta el envejecimiento de abajo.
Invoice #: el número del propio proveedor. Entrar el mismo número dos veces para el mismo proveedor se rechaza, lo que atrapa una factura archivada dos veces.
Property, o No property para gastos del negocio como software u honorarios profesionales.
Bill this to the owner: en propiedades cuya política de gastos es facturables solamente, marca el pago eventual como uno que asume el dueño.

Una factura es el monto bruto que pidió el proveedor. No lleva campos contributivos de ningún tipo: Habitia no sabe, ni intenta adivinar, lo que su jurisdicción les exige deducir.

Las fechas, el número de factura y la descripción se pueden editar en cualquier momento. El monto, la categoría y la propiedad se bloquean una vez que hay un pago registrado contra la factura; anúlenla y éntrenla de nuevo si estaban mal.

Qué está vencido

La tarjeta muestra el total abierto, el total vencido y cuánto hay en cada tramo de envejecimiento: Al día (aún no vence, o sin fecha de vencimiento), 1–30 días, 31–60 días, 61–90 días y Más de 90 días después del vencimiento. Cada fila sin pagar lleva su tramo junto a la fecha de vencimiento. El filtro arriba a la derecha cambia entre facturas sin pagar (por defecto), pagadas, anuladas y todas.

Pagar una factura

Hagan clic en Pay en una fila. El monto es por defecto lo que aún se debe; entren menos para un pago parcial. Escojan la fecha de pago, el método y el número de cheque o referencia, y luego Record payment. Habitia:

Registra un pago de gasto por ese monto, con la fecha indicada, con el proveedor, la categoría, la propiedad, la orden de trabajo y la descripción de la factura, etiquetado vendor_bill.
Publica su asiento (gasto contra el banco, o contra el banco de fideicomiso donde la contabilidad de fideicomiso lo dirija), exactamente como lo haría un pago entrado a mano.
Marca la factura Partial o Paid y muestra el balance pendiente.

Si retuvieron parte del pago al proveedor y lo remitieron a otra parte, escriban esa cifra en Monto deducido de este pago. Es opcional, es su número, y Habitia nunca lo calcula, lo propone ni lo prorratea; se guarda en ese pago como un hecho, igual que en cualquier pago de gasto, y aparece en las hojas de fin de año como lo que realmente hicieron.

Un pago nunca puede exceder lo que aún se debe de la factura. Lo mismo aplica si registran un gasto en la página Payments y lo enlazan allí a una factura, o si editan después el monto de un pago enlazado.

Si borran un pago hecho contra una factura, la factura se reabre por ese monto y el asiento del pago se anula, como con cualquier pago borrado. Los períodos cerrados aplican como siempre: un pago de factura fechado dentro de un período cerrado se rechaza.

Anular una factura

Una factura sin pagos puede anularse con una razón, por ejemplo porque se entró dos veces o el proveedor la retiró. Una factura pagada en parte o en su totalidad no puede anularse; borren o reembolsen sus pagos primero.

Para el dueño y el contable

Los estados de cuenta y balances de dueños ven solo los pagos, en sus fechas de pago. Una factura sin pagar nunca aparece en un estado de cuenta.
Las hojas 1099 y de Hacienda cuentan lo que realmente se pagó en el año, como con cualquier otro pago de gasto. Vean Hoja de trabajo de Hacienda.
El registro de facturas abiertas es lo que un contable llamaría un libro auxiliar de cuentas por pagar bajo base de efectivo: útil para planificar el efectivo, no parte del balance de comprobación.