Crear un nuevo contrato de alquiler
Un contrato de alquiler conecta a uno de sus inquilinos con una de sus unidades por un período específico y a una renta específica. Habitia usa el contrato como la fuente de verdad para el libro mayor — cada cargo de renta, cargo por atraso y recordatorio de renovación sale de esta configuración.
Nota: Antes de empezar, asegúrense de que el inquilino y la unidad ya existan. Vean Agregar un inquilino y Agregar unidades si todavía no.
1. Abran la página de Contratos
Desde el menú lateral, hagan clic en Contratos. Verán todos los contratos de su organización, con un filtro por estado (Activo, Pendiente, Vencido, Terminado) y un botón Agregar contrato arriba a la derecha.
2. Hagan clic en Agregar contrato
Se abre una ventana grande con el formulario completo.
3. Escojan la propiedad, la unidad y el inquilino
- Propiedad — escojan entre sus propiedades. El menú de Unidad queda deshabilitado hasta escoger una.
- Unidad — solo aparecen las unidades dentro de la propiedad seleccionada.
- Inquilino principal — la persona responsable del contrato. Pueden agregar coinquilinos y un garante más adelante desde la página de detalle del contrato.
- Estado — déjenlo en Activo para un contrato nuevo normal. Pendiente significa que están preparándolo; Vencido / Terminado son para registros históricos.
4. Configuren el plazo
- Fecha de inicio — el día en que comienza el contrato.
- Fecha de fin — el día en que termina. Para un mes-a-mes sin fin fijo, pongan una fecha lejana; pueden extender después.
Nota: Si escogen una fecha de inicio en el pasado, Habitia les preguntará cómo manejar los meses entre esa fecha y hoy. Vean Manejar un contrato que empezó antes de entrar a Habitia — léanlo antes de guardar.
5. Configuren la renta y el depósito
- Renta mensual — el cargo recurrente de renta. Se publica en el libro mayor en el día de pago de cada mes.
- Depósito de seguridad — se retiene contra daños; se registra aparte de la renta.
- Renta mensual de holdover — (opcional) una renta distinta que aplica si el inquilino se queda pasada la fecha de fin sin renovar. Déjenla en blanco para mantener la misma renta.
6. Configuren el día de pago y el cargo por atraso
- Día de pago de la renta — día del mes en que se debe la renta (1–31). La mayoría usa el día 1.
- Período de gracia (días) — cuántos días después del día de pago antes de que se aplique el cargo por atraso. Ejemplo: día de pago 1, gracia 5 → el cargo se aplica el día 6.
- Cargo por atraso ($) — monto fijo que se publica automáticamente al pasar la gracia. Déjenlo en blanco para no cobrar. Un cargo por mes.
- Recordatorio de renovación (días) — cuántos días antes de la fecha de fin debe Habitia recordarles a ustedes y al inquilino.
Consejo: Los cargos por atraso los publica automáticamente el proceso de fondo — ustedes no tienen que hacer nada cuando pasa la gracia. El cargo aparece en el libro mayor como una línea aparte, así que el inquilino ve exactamente por qué cambió su balance.
7. Guarden
Hagan clic en Guardar contrato. El contrato aparece arriba de la página de Contratos.
Si la fecha de inicio fue en el pasado, se abre la ventana de Período histórico inmediatamente. No la cierren sin escoger una opción — vean el próximo artículo.
Próximo paso
- Manejar un contrato que empezó antes de entrar a Habitia — la ventana de período histórico.
- Enviar un contrato para firma — generar un enlace de firma para el inquilino.
- Invitar un coinquilino, cosignatario o garante — agregar otras personas al contrato.