Registrar un pago fuera de plataforma

Cuando un inquilino les paga fuera de Habitia — efectivo en mano, cheque, transferencia bancaria, Zelle, ATH Móvil — regístrenlo en el contrato para que el libro mayor y el portal del inquilino queden al día.

1. Abran el contrato

Vayan a Contratos, hagan clic en el contrato y bajen a la sección Libro mayor.

2. Hagan clic en Registrar pago

El botón verde Registrar pago está arriba a la derecha en la fila de acciones del libro mayor. Se abre una ventana.

3. Llenen el pago

• Monto — los dólares recibidos. Por defecto sale la renta mensual del contrato.
• Fecha — cuándo les pagó el inquilino. Por defecto sale hoy; cámbienla si están registrando un pago que entró antes.
• Método de pago — escojan de la lista:
  • Efectivo
  • Cheque
  • Transferencia bancaria — usen esta para Zelle, ACH fuera de Stripe y cualquier otra transferencia electrónica entre bancos.
  • Tarjeta de crédito — solo para tarjetas procesadas fuera de Habitia (una transacción de Square o Stripe fuera de la plataforma). Los pagos con tarjeta hechos en línea a través de Habitia aparecen automáticamente.
  • Giro postal
  • Otro — opción comodín para todo lo demás.
• Número de referencia — el número de cheque, la confirmación de Zelle, el ID de transacción de ATH Móvil, etc. Opcional pero muy recomendado — esto es lo que prueba el pago si alguna vez hay disputa.
• Descripción — cualquier nota interna (por ejemplo, “Pagó en persona en la oficina”, “Cheque llegó por correo 3 días tarde”).

Consejo sobre métodos en Puerto Rico: Zelle y ATH Móvil no tienen su propia opción en la lista. Usen Transferencia bancaria y pongan el número de confirmación o el ID de transacción en el campo Número de referencia. La mayoría de los arrendadores también ponen el método en la descripción (por ejemplo, “ATH Móvil — confirmación 4HK2P9”) para encontrarlo después fácilmente.

4. Hagan clic en Registrar pago

La ventana se cierra y el pago aparece arriba en la lista de entradas del libro mayor, en verde. Las tarjetas de resumen se actualizan al momento:

• Pagos totales sube.
• Balance pendiente baja.
• El bloque del mes correspondiente en la franja por mes se pone verde (Pagado) o ámbar (Parcial), dependiendo de si el pago cubre la renta completa.

5. (Opcional) Adjunten comprobante de pago

A algunos arrendadores les gusta guardar una copia del cheque, la captura de pantalla de Zelle o el recibo de ATH Móvil. Pasen el cursor sobre el pago en la lista, hagan clic en el icono de clip y suban el archivo. Queda adjunto a ese pago y se puede ver en cualquier momento.

Corregir un error

¿Registraron el monto o método equivocado? Reviertan la entrada (cursor encima → icono de revertir → confirmar) y creen una nueva. Habitia no permite editar un pago en su lugar — cada reversión queda visible en el libro mayor para mantener el historial intacto.

Próximo paso

• Conectar Stripe para que los inquilinos paguen con tarjeta o ACH dentro de Habitia — los pagos entran automáticamente sin que ustedes registren nada.
• Revisar recibos y comprobantes de pago — qué ven los inquilinos y cómo bajar una copia.