Mudanza de salida

Una mudanza de salida tiene dos partes: cerrar el contrato (el lado financiero y contractual) y preparar la unidad (limpieza, reparaciones, volver a publicar). Habitia maneja las dos. Este artículo cubre el lado del contrato; el lado de la preparación es su propia función.

Contrato termina naturalmente vs. terminación temprana

Dos formas en que un contrato termina:

• Pasa la fecha de fin. No requiere acción — el contrato pasa automáticamente a Vencido al final del plazo. Este es el camino para inquilinos que no renovaron pero se quedaron todo el plazo.
• Ustedes terminan el contrato temprano. Se usa cuando el inquilino se muda antes de la fecha de fin, por acuerdo mutuo o bajo sus leyes locales. Ustedes cambian el estado del contrato a Terminado.

Terminar un contrato temprano

1. Abran Contratos, hagan clic en el contrato.
2. Hagan clic en Editar contrato.
3. Cambien Estado de Activo a Terminado.
4. (Opcional) Actualicen la Fecha de fin a la fecha real de mudanza para que los reportes y el libro mayor reflejen la realidad.
5. Hagan clic en Guardar contrato.

Nota: Terminar un contrato detiene la publicación de nuevos cargos mensuales en el próximo día de pago. No cancela los cargos que ya se publicaron — esos siguen en el libro mayor. Sálden con Registrar un pago fuera de plataforma o emitiendo un crédito (Entender el libro mayor).

Saldar el balance final

Antes de dar el contrato por cerrado, el libro mayor debe reflejar lo que realmente se debe (o lo que se debe devolver):

1. Renta o cargos pendientes — el inquilino les debe lo que quede como balance actual. Cóbrenlo o pónganlo como pérdida; en cualquier caso, el libro mayor debe terminar en cero o un valor positivo pequeño.
2. Depósito de seguridad — Habitia lo lleva como una línea aparte en el contrato. Cuando el inquilino se muda, ustedes deciden cuánto devuelven según la inspección de salida. Devuelvan por su banco/Zelle/cheque (Habitia no procesa devoluciones directamente) y registren la entrada de devolución de depósito en el libro mayor para que el balance se asiente.
3. Cargos por daños — si la inspección de salida revela daños más allá del desgaste normal, publiquen el cargo con Agregar cargo en el libro mayor, dedúzcanlo del depósito de seguridad y devuelvan el resto.

El libro mayor después de la mudanza debe terminar con Balance pendiente: $0.

Preparar la unidad para el próximo inquilino: Turnovers

La otra mitad de la mudanza es dejar la unidad lista. Habitia tiene un flujo de Turnover (preparación entre inquilinos) para llevar control de esto — limpieza profunda, reparaciones, pintura, volver a publicar, etc.

1. Hagan clic en Turnovers en el menú lateral.
2. Hagan clic en Crear turnover.
3. Escojan la propiedad y la unidad que está vaciándose.
4. Opcionalmente, enlacen el contrato saliente para que el historial del turnover quede conectado a quién vivía ahí antes.
5. Pongan una fecha objetivo de lista — cuándo quieren la unidad disponible para el próximo inquilino.
6. Pongan un estimado de presupuesto (aproximado, para planificación).
7. Guarden.

El turnover nuevo cae en estado Borrador. De ahí en adelante, la página de detalle del Turnover lleva control de la lista de tareas (limpieza profunda, fixtures, pintura, cambio de cerradura, etc.), las órdenes de trabajo asociadas y el progreso hacia Listo para listar → Listo para ocupar → Completado.

Consejo: No tienen que usar Turnovers. Si la unidad solo necesita una limpieza rápida y queda lista al momento, pongan su estado en Vacante desde la página de detalle de la unidad y vuelvan a publicarla. Usen Turnovers cuando hay trabajo de preparación real que llevar.

Lo que le pasa al estado de la unidad

• Cuando ustedes terminan el contrato, el Estado de la unidad no cambia automáticamente. Actualícenlo manualmente:
  • Pónganlo en Vacante si la unidad está lista para el próximo inquilino.
  • Pónganlo en Mantenimiento si hay trabajo por hacer antes de publicarla de nuevo.
• La casilla Listada para alquilar también es independiente — actívenla cuando estén listos para publicar de nuevo.

Lo que le pasa al portal del inquilino

Cuando termina el contrato, el portal del inquilino cambia a una vista de solo lectura de su libro mayor e historial. Mantiene acceso a sus recibos viejos y registros de pagos — solo no puede enviar nuevas solicitudes de mantenimiento ni pagar renta contra este contrato.

Si el inquilino firma un contrato nuevo con ustedes en otra unidad más adelante, la misma cuenta del portal retoma donde la dejó.

Próximo paso

• Renovaciones — para inquilinos que no se mudan.
• Publicar una unidad en el sitio público de anuncios — para volver a publicar cuando termine el turnover.