Alquilar amenidades compartidas
Muchas propiedades tienen espacios compartidos que los inquilinos pueden reservar para una fiesta o un evento: un gazebo, un salón de actividades, una cancha, una azotea. Habitia te deja definir una vez el horario y el precio de cada espacio, y los inquilinos lo reservan desde la página Amenidades de su portal. Solicitudes, aprobaciones, pagos y cancelaciones llegan todas a la página Reservaciones, así nada queda en un hilo de mensajes.
1. Haz un espacio reservable
Los espacios compartidos viven en la pestaña Espacios de la propiedad (o en los espacios de la unidad en una casa unifamiliar).
- Agrega o edita el espacio y marca Amenidad compartida si aún no lo está.
- Marca Los inquilinos pueden reservar este espacio y completa:
- Precio: déjalo en 0 para un espacio gratis, o escribe un monto por reservación o por hora.
- Aprobación: Requiere tu aprobación (confirmas cada solicitud) o Inmediata (los turnos libres se toman al momento; los espacios con costo se confirman al pagar).
- Duración del turno y máximo de turnos por reservación: turnos de 60 minutos con un máximo de 4 permiten reservar de una a cuatro horas.
- Horario: una o más ventanas por día de la semana, en la zona horaria de tu navegador al configurarlo.
- Anticipación mínima, límite para cancelar y hasta cuándo se puede reservar, en horas o días.
- Reglas que el inquilino ve antes de reservar (limpieza, ruido, capacidad, etc.).
- Guarda.
Precios por temporada
Debajo del precio puedes agregar precios por temporada: una etiqueta que verán los inquilinos (“Tarifa de temporada alta”), un rango de fechas que puede repetirse cada año (15 dic – 6 ene funciona a través del cambio de año), días de la semana opcionales (marca sáb y dom para una tarifa de fin de semana) y el precio por reservación o por hora. Las reglas se revisan de arriba hacia abajo y aplica la primera que coincida con el día en que empieza la reservación; si ninguna coincide, aplica el precio base. Usa las flechas para poner primero la regla más específica. Una reservación conserva el precio con el que se reservó aunque cambies las reglas después.
Consejo: para sacar un espacio de servicio un día (reparaciones, un evento privado), usa Bloquear un espacio en la página Reservaciones. El horario queda igual y ese tiempo simplemente no se ofrece.
2. Lo que ve el inquilino
En el portal de inquilinos, Amenidades muestra los espacios reservables de su propiedad con su precio. El inquilino escoge un día y una hora de inicio, decide cuánto tiempo, añade una nota y la envía. Lo que pasa después depende del espacio:
| Espacio | Gratis | Con costo |
|---|---|---|
| Requiere aprobación | Solicitud → apruebas → confirmada | Solicitud → apruebas → el inquilino paga → confirmada |
| Inmediata | Confirmada al momento | El inquilino paga al momento → confirmada |
El inquilino recibe aviso en cada paso (en la app, y como notificación push si tiene la app instalada). Una reservación con costo solo se confirma cuando el pago se procesa. Las que están sin pagar siguen apartando el turno hasta que el inquilino pague o alguien cancele; limpia las que se queden viejas desde la página Reservaciones.
3. Aprobar, rechazar, cancelar
Abre Reservaciones en el menú de la izquierda. La vista Solicitudes muestra lo que espera por ti; Próximas es el calendario y Todas es el historial.
- Aprobar: un espacio gratis queda confirmado; uno con costo pasa a Esperando pago y se le pide al inquilino que pague.
- Rechazar: opcionalmente añade una nota que el inquilino verá.
- Cancelar: para cualquier reservación activa. Se le avisa al inquilino, con tu nota si la añades.
Los inquilinos pueden cancelar su propia reservación hasta el límite para cancelar del espacio. Después de eso, solo tú puedes.
4. Pagos y contabilidad
Los inquilinos pagan con tarjeta o banco por los mismos pagos en línea que usas para la renta. El dinero se registra como un pago con la categoría Cargo por amenidad, en el contrato del inquilino, y aparece en Pagos con su recibo en el portal. No es un cargo en el libro de renta, así que nunca se mezcla con el balance de renta.
Con la contabilidad activa, los cargos por amenidad se contabilizan en 4600 Cargos por amenidades. En una propiedad administrada, el ajuste Los cargos por reservación de amenidades van a de la propiedad decide quién se queda con el dinero:
- El propietario (predeterminado): el cargo se le traspasa como la renta y aparece en su estado de cuenta. Tu comisión de administración aplica solo cuando la base de la comisión de la propiedad es todos los ingresos.
- Ustedes (el administrador): queda como tu ingreso y nunca llega al libro del propietario.
Efectivo o cheque. Cuando un inquilino paga fuera de la app, abre la reservación en la página Reservaciones y haz clic en Marcar como pagada: escribe el monto recibido, el método (efectivo, cheque, transferencia, Zelle, ATH Móvil, otro), la fecha y una referencia opcional. Eso registra el pago en la contabilidad igual que uno en línea y confirma la reservación en un solo paso. Si luego eliminas ese pago, una reservación que aún no ha ocurrido vuelve a Esperando pago.
Reembolsos. Cancelar una reservación pagada no la reembolsa por sí sola. Reembolsa el pago desde su registro en Pagos cuando le corresponda al inquilino; eso también revierte la parte del propietario.
Pendiente
Depósitos por daños en reservaciones, ATH Móvil para cargos por amenidad (por ahora tarjeta y banco por Stripe) y reservaciones recurrentes.