Activar contabilidad de doble entrada

Por defecto, Habitia lleva la renta y costos de órdenes de trabajo de forma sencilla — lo suficiente para saber quién debe qué y a dónde fue su dinero. La contabilidad de doble entrada es la mejora opcional para arrendadores que quieren un libro mayor general formal: cada pago se publica a dos cuentas (débito y crédito), y pueden producir Trial Balance (Balance de comprobación), P&L y Balance Sheet (Hoja de balance).

No la necesitan si no usan contabilidad de doble entrada en otro lado. El libro mayor regular de Habitia y los reportes funcionan bien sin esto.

Abran Configuración → Accounting.

Nota: Solo un administrador puede activar, desactivar o sembrar el plan de cuentas.

Cuándo activarla

• Tienen un contable que insiste en libros de doble entrada.
• Están consolidando Habitia con un libro mayor externo (por ejemplo, exportación a QuickBooks).
• Su portafolio es lo suficientemente grande para necesitar estados financieros formales para impuestos, prestamistas o socios.

Si ninguno aplica, sáltense esta pestaña.

Configuración de dos pasos

1. Sembrar el Plan de Cuentas

Si es la primera vez que tocan Accounting, el botón Seed Chart of Accounts es la única acción que ven. Háganle clic.

Habitia crea un plan de cuentas por defecto — un conjunto estándar (Cash, Rent Income, Maintenance Expense, Security Deposits, etc.) etiquetado con los códigos que el sistema necesita para publicar entradas correctamente.

Después de sembrar, la sección Chart of accounts debajo de la tarjeta de estado muestra cada cuenta con su código, tipo y balance actual (cero el día uno).

2. Activar Accounting

Después de sembrar, aparece el botón Enable Accounting. Habitia verifica que existan todos los códigos de cuenta requeridos; si faltan, un aviso ámbar los lista — pueden volver a sembrar para arreglar.

Hagan clic en Enable Accounting. El estado cambia a Enabled y aparece el check verde.

Desde ese momento, cada pago, cargo, cargo por atraso y crédito se publica al libro mayor general automáticamente.

Qué se publica dónde

Algunos ejemplos de cómo una transacción se divide en la entrada de dos lados:

• Pago de renta por ACH → débito Cash (cuenta operativa), crédito Rent Income.
• Comisión de procesamiento de Stripe descontada del depósito → débito Stripe Fees Expense, crédito Cash.
• Depósito de seguridad recibido → débito Cash, crédito Security Deposits Held (un pasivo).
• Orden de mantenimiento pagada → débito Maintenance Expense, crédito Cash.
• Disposición de depósito finalizada (al desalojo) → débito Security Deposits Held por el depósito aplicado, crédito Rent Income / Late Fees / Deposit Recoveries por cada deducción, crédito Deposit Refunds Payable por lo que todavía le deben devolver al inquilino. Si el daño superó el depósito, el faltante se debita a Accounts Receivable. Reabrir la disposición anula la entrada.
• Cargo de servicio al dueño (inspección, colocación de inquilino, …) → débito Due to Owners, crédito Service Fee Income. No se mueve efectivo — la tarifa se retiene de la renta cobrada, y los libros ahora la muestran como ganancia de ustedes.

Ustedes no ven estas entradas por defecto — viven en la vista del libro mayor general. Habitia las expone en Reports → Accounting. Cada reporte ahí — Balance de comprobación, Estado de resultados, Balance general y el Diario — se descarga como PDF con el botón junto a su encabezado, listo para entregar a su contable.

Desactivar

Hagan clic en Disable para apagar la doble entrada. Las entradas ya publicadas se quedan donde están; las transacciones nuevas dejan de publicarse al libro mayor general hasta que vuelvan a activar.

Nota: Desactivar no borra las entradas que Habitia ya publicó. Los libros quedan auditables por el período en que tuvieron la doble entrada activa.

Cerrar un período

Cuando los libros de un mes, trimestre o año están finales (típicamente después de que su contable los revise), cierren el período para que nada pueda cambiarlo en silencio: en Configuración → Contabilidad, bajo Cierre de período, elijan una fecha de corte y hagan clic en Cerrar libros hasta esta fecha.

Desde ese momento, todo lo fechado en o antes del corte queda bloqueado en toda la plataforma — no se puede publicar, editar, anular ni borrar pagos, entradas del libro mayor, disposiciones de depósito, cargos a dueños ni entradas de diario manuales en el rango cerrado. Los intentos se rechazan con un mensaje claro en vez de descuadrar los libros en silencio.

¿Necesitan corregir algo en un período cerrado? Un administrador puede hacer clic en Reabrir (o cerrar hasta una fecha anterior), hacer la corrección y volver a cerrar. Para la mayoría de los arrendadores es un ritual anual; algunos no cierran y solo confían en el balance de comprobación en vivo.

Próximo paso

• Reports → Accounting — Balance de comprobación y el resto de los reportes formales (una vez activado).
• Entender el libro mayor — la vista por contrato que funciona con o sin accounting activado.