Activar contabilidad de doble entrada

Por defecto, Habitia lleva la renta y costos de órdenes de trabajo de forma sencilla — lo suficiente para saber quién debe qué y a dónde fue su dinero. La contabilidad de doble entrada es la mejora opcional para arrendadores que quieren un libro mayor general formal: cada pago se publica a dos cuentas (débito y crédito), y pueden producir Trial Balance (Balance de comprobación), P&L y Balance Sheet (Hoja de balance).

No la necesitan si no usan contabilidad de doble entrada en otro lado. El libro mayor regular de Habitia y los reportes funcionan bien sin esto.

Abran Configuración → Accounting.

Nota: Solo un administrador puede activar, desactivar o sembrar el plan de cuentas.

Cuándo activarla

• Tienen un contable que insiste en libros de doble entrada.
• Están consolidando Habitia con un libro mayor externo (por ejemplo, exportación a QuickBooks).
• Su portafolio es lo suficientemente grande para necesitar estados financieros formales para impuestos, prestamistas o socios.

Si ninguno aplica, sáltense esta pestaña.

Configuración de dos pasos

1. Sembrar el Plan de Cuentas

Si es la primera vez que tocan Accounting, el botón Seed Chart of Accounts es la única acción que ven. Háganle clic.

Habitia crea un plan de cuentas por defecto — un conjunto estándar (Cash, Rent Income, Maintenance Expense, Security Deposits, etc.) etiquetado con los códigos que el sistema necesita para publicar entradas correctamente.

Después de sembrar, la sección Chart of accounts debajo de la tarjeta de estado muestra cada cuenta con su código, tipo y balance actual (cero el día uno).

2. Activar Accounting

Después de sembrar, aparece el botón Enable Accounting. Habitia verifica que existan todos los códigos de cuenta requeridos; si faltan, un aviso ámbar los lista — pueden volver a sembrar para arreglar.

Hagan clic en Enable Accounting. El estado cambia a Enabled y aparece el check verde.

Desde ese momento, cada pago, cargo, cargo por atraso y crédito se publica al libro mayor general automáticamente.

Qué se publica dónde

Algunos ejemplos de cómo una transacción se divide en la entrada de dos lados:

• Pago de renta por ACH → débito Cash (cuenta operativa), crédito Rent Income. Con Processor clearing activo (Settings → Accounting), un pago con tarjeta, ACH o ATH Móvil debita Stripe Clearing (1150) o ATH Móvil Clearing (1160) en su lugar, y el dinero llega a la cuenta de banco solo cuando llega el desembolso: débito Bank, crédito la cuenta de clearing. Vean Dinero que aún tienen los procesadores.
• Cargos de procesamiento que ustedes absorben (los de Stripe y Habitia cuando un contrato o la organización está en modo “paga el arrendador”, y el cargo de ATH Móvil, que ATH siempre descuenta antes de depositar) → el asiento se divide: débito Cash por el neto que llegó al banco, débito Payment Processing Fees (5310) por los cargos, crédito Rent Income por la renta completa. Cuando el inquilino paga los cargos por encima, no se registra nada — ese dinero nunca pasó por sus manos. La página de Pagos muestra “neto … después de … en cargos” en esas filas.
• Depósito de seguridad recibido → débito Cash, crédito Security Deposits Held (un pasivo).
• Orden de mantenimiento pagada → débito Maintenance Expense, crédito Cash.
• Disposición de depósito finalizada (al desalojo) → débito Security Deposits Held por el depósito aplicado, crédito Rent Income / Late Fees / Deposit Recoveries por cada deducción, crédito Deposit Refunds Payable por lo que todavía le deben devolver al inquilino. Si el daño superó el depósito, el faltante se debita a Accounts Receivable. Reabrir la disposición anula la entrada.
• Cargo de servicio al dueño (inspección, colocación de inquilino, …) → débito Due to Owners, crédito Service Fee Income. No se mueve efectivo — la tarifa se retiene de la renta cobrada, y los libros ahora la muestran como ganancia de ustedes.
• Reembolso de depósito pagado (después de finalizar la liquidación) → débito Deposit Refunds Payable, crédito Cash. Se registra desde la pestaña Deposit del turnover.

El lado “Cash” de arriba es Bank — Operating por defecto. Con la contabilidad fiduciaria activa, el dinero de terceros se registra en Bank — Trust (o en la cuenta escrow de depósitos) según a dónde llegó realmente cada pago.

Ustedes no ven estas entradas por defecto — viven en la vista del libro mayor general. Habitia las expone en Reports → Accounting. Cada reporte ahí — Balance de comprobación, Estado de resultados, Balance general y el Diario — se descarga como PDF con el botón junto a su encabezado, listo para entregar a su contable.

Dinero que aún tienen los procesadores

Un pago con tarjeta o ACH no está en su banco el día en que el inquilino paga. Stripe lo retiene y lo desembolsa después, por lotes, neto de cargos; ATH Business deposita los pagos del día el siguiente día laborable. Hasta entonces, registrar el cobro directo en el banco infla su efectivo y deja el estado de cuenta bancario con una línea de desembolso donde los libros tienen muchos cobros.

Processor clearing (Settings → Accounting, solo administradores) resuelve ambas cosas. Cuando está activo:

• Un cobro con tarjeta, ACH o ATH Móvil debita 1150 Stripe Clearing o 1160 ATH Móvil Clearing. El ingreso, los depósitos retenidos y los cargos se registran igual que antes; solo el lado del efectivo espera.
• Los desembolsos de Stripe se liquidan solos. Cuando Stripe informa un desembolso a su banco, Habitia lista los pagos que lo componen y mueve los que registró en clearing a la cuenta de banco donde cae ese canal: débito banco, crédito 1150. Un reembolso o contracargo sobre uno de esos pagos ya había acreditado la 1150, así que el desembolso cuadra. Los cobros registrados antes de activar clearing se dejan como están, nunca se cuentan dos veces, y cualquier cosa que Stripe pagó y Habitia no puede emparejar aparece como Unmatched en la fila del desembolso en vez de inventarse. Esto requiere que su webhook de Stripe reciba eventos de desembolso de las cuentas conectadas; si el listado falla, el desembolso espera en Failed postings y se reintenta.
• Los depósitos de ATH Móvil los registran ustedes. ATH no notifica liquidaciones, así que en Reports → Accounting → Bank Rec la tarjeta Money still with the processors muestra el balance de la 1160 y un formulario para registrar cada depósito bancario (monto, fecha, referencia). Cada uno publica débito banco, crédito 1160 y se puede anular.
• El Trust Summary lista lo que los procesadores aún retienen, así que una cuenta de fideicomiso que parece corta el día de la renta queda explicada. Ese dinero no está en ninguna pata todavía: no puede pagarle a un dueño hasta que llegue.

Activar clearing fija una fecha de inicio; los cobros con fecha anterior se quedan donde se registraron. Desactivarlo vuelve a registrar los cobros nuevos en el banco y deja los balances de clearing en su lugar hasta que se registren sus desembolsos.

Entregar los libros a su contable

En Reports → Accounting → Journal, tres botones de exportación toman el rango de fechas que fijen en los filtros (o todo el historial):

• Journal CSV — una fila por línea de asiento: fecha, asiento, estado, origen, memo, quién lo publicó, código y nombre de cuenta, débito, crédito, y la propiedad, unidad, contrato, inquilino o proveedor al que pertenece la línea. Se abre en cualquier hoja de cálculo y se importa en cualquier sistema contable.
• General ledger CSV — las mismas líneas agrupadas por cuenta, cada cuenta empezando con su balance inicial del período, un balance acumulado en cada línea y un balance final. Es la vista cuenta por cuenta que lee un CPA.
• QuickBooks IIF — una importación de General Journal para QuickBooks Desktop. Lista primero las cuentas (como código · nombre, para que sigan siendo únicas) y luego un bloque por asiento, débitos positivos y créditos negativos. Los asientos anulados y sus reversos se incluyen ambos, marcados [VOID], así que el archivo coincide con los libros línea por línea.

Para un contable externo que deba verlo todo y no cambiar nada, el grupo de permisos Accountant (read-only) da acceso de lectura al catálogo de cuentas, el diario, los reportes, los pagos y los libros de dueños, sin escritura en ninguna parte. El grupo Accountant original conserva su acceso de escritura para un tenedor de libros interno.

Administrar el catálogo de cuentas

En Settings → Accounting → Chart of Accounts, un administrador puede Add account (un código numérico que no esté en uso, un nombre, un tipo y opcionalmente una cuenta madre del mismo tipo) y, en cualquier fila, Rename o Deactivate / Reactivate. Las cuentas del sistema, a las que el motor publica por código, se pueden renombrar pero nunca desactivar. Una cuenta con balance o con cuentas hijas activas tampoco se puede desactivar; muevan el balance primero. El motor rechaza líneas nuevas en una cuenta inactiva, así que desactivar es la forma de retirar un código sin perder su historial.

El rastro de auditoría y cuánto se conserva

Cada asiento registra quién lo publicó (un usuario, o la ruta del sistema que lo hizo, como system: owner sweep o system: payment), cuándo y por qué (su memo). Anular un asiento exige una razón, que pasa a ser el memo del reverso espejo, y el original y el reverso se apuntan mutuamente. El navegador del Diario en Reports → Accounting muestra todo esto en cada asiento.

Nada financiero expira ni se borra en Habitia: asientos y líneas, pagos, los libros del inquilino y del dueño, liquidaciones de depósito, pagos a dueños, reembolsos y el historial de cierre de período permanecen mientras exista la organización. El registro de actividad por solicitud (quién llamó qué endpoint y desde dónde) conserva los eventos ordinarios por 90 días, pero cualquier solicitud que movió dinero o cambió los libros se marca como financiera y se conserva sin vencimiento, para que el rastro exista por el período estatutario: Hacienda pide en general seis años, el IRS de tres a siete. Exportar el libro mayor y el diario para un contable está en la hoja de ruta.

Los ajustes al balance de un dueño solo pueden compensarse contra un honorario devuelto, un cargo de servicio devuelto, un costo que ustedes absorben o un adelanto saldado a mano; las ganancias retenidas nunca son un ajuste manual. Si un balance está mal porque un pago o gasto está mal, corrijan esa fila y los libros la siguen.

El balance de comprobación y la actividad por cuenta

El Trial Balance (balance de comprobación) muestra el balance neto de cada cuenta en una sola columna: la de débito cuando la cuenta cierra en débito, la de crédito cuando cierra en crédito. Una cuenta de banco que recibió $10,000 y pagó $4,000 muestra $6,000 en la columna de débito, como espera un contable, y los totales de ambas columnas deben ser iguales. Cambien a Activity para ver en su lugar los débitos y créditos brutos que pasaron por cada cuenta; esa vista sirve para ver cuán activa estuvo una cuenta, y su PDF se titula Account Activity. Ambas vistas aceptan una fecha as of.

Lo que el motor rechaza

Cada asiento, ya sea que Habitia lo publique desde un pago o que ustedes lo entren a mano, se verifica antes de escribir nada. Un asiento se rechaza cuando tiene menos de dos líneas; cuando sus débitos y créditos difieren aunque sea por un centavo (Habitia los suma en centavos enteros, nunca en punto flotante); cuando una línea nombra una cuenta que no existe, pertenece a otra organización, está inactiva o es una cuenta de encabezado como 1000 Assets, que solo totaliza a sus hijas; cuando la ruta de publicación no es una que los libros reconozcan; o cuando la fecha cae dentro de un período cerrado. Nada a medio escribir llega al libro mayor: en una base de datos con réplica, el asiento, sus líneas y su estado se guardan en una sola transacción, y en un servidor único se escriben en un orden que deja a lo sumo un borrador invisible si se cae la conexión. Los asientos publicados nunca se editan ni se borran, solo se anulan con un reverso espejo.

Desactivar

Hagan clic en Disable para apagar la doble entrada. Las entradas ya publicadas se quedan donde están; las transacciones nuevas dejan de publicarse al libro mayor general hasta que vuelvan a activar.

Nota: Desactivar no borra las entradas que Habitia ya publicó. Los libros quedan auditables por el período en que tuvieron la doble entrada activa.

Cerrar un período

Cuando los libros de un mes, trimestre o año están finales (típicamente después de que su contable los revise), cierren el período para que nada pueda cambiarlo en silencio: en Configuración → Contabilidad, bajo Cierre de período, elijan una fecha de corte y hagan clic en Cerrar libros hasta esta fecha.

Desde ese momento, todo lo fechado en o antes del corte queda bloqueado en toda la plataforma — no se puede publicar, editar, anular ni borrar pagos, entradas del libro mayor, disposiciones de depósito, cargos a dueños ni entradas de diario manuales en el rango cerrado. Los intentos se rechazan con un mensaje claro en vez de descuadrar los libros en silencio.

¿Necesitan corregir algo en un período cerrado? Un administrador puede hacer clic en Reabrir (o cerrar hasta una fecha anterior), hacer la corrección y volver a cerrar. Cada cambio de la fecha de cierre queda en un Historial de fechas de cierre bajo la tarjeta Cierre de período, con quién lo cambió y de qué fecha a cuál, así que moverla hacia atrás nunca pasa en silencio. Para la mayoría de los arrendadores es un ritual anual; algunos no cierran y solo confían en el balance de comprobación en vivo.

Dos cosas no pueden rechazar un período cerrado, así que se fechan hacia adelante: los pagos en línea que Stripe o ATH Móvil confirman, y los trabajos nocturnos que registran cargos de renta y de mora. Si alguno caería dentro de un mes cerrado, Habitia lo fecha en el primer día abierto y marca la fila con la fecha de la que venía.

Cerrar el año

Cerrar un período lo bloquea; cerrar el año es el paso contable que va encima, una vez que un año calendario terminó y su contable dio el visto bueno. En Settings → Accounting → Year-end close, cada año con actividad aparece con sus ingresos, gastos y neto. Close year publica un asiento fechado el 31 de diciembre que mueve cada balance de ingreso y gasto del año a 3900 Retained Earnings. Después, el balance general muestra ese resultado dentro de ganancias retenidas en vez de la línea Current-year earnings (not yet closed), mientras que el P&L del año sigue mostrando lo que ganó, porque el asiento de cierre se excluye del P&L a propósito. Los años se cierran en orden y no pueden cerrarse antes de terminar; Reopen anula el asiento de cierre (se requiere una razón) y debe hacerse del año más reciente hacia atrás. El asiento de cierre es el único al que se le permite una fecha dentro de un período bloqueado, porque el 31 de diciembre es donde pertenece.

Balances iniciales

Si llevaban sus libros en otro sistema antes de Habitia, publiquen sus balances iniciales una sola vez desde la misma tarjeta: elijan el día anterior a que Habitia tomara el control, entren cada cuenta de balance general con su saldo (activos como débitos, pasivos y capital como créditos), y Habitia ajusta la diferencia contra 3900 Retained Earnings para que el asiento cuadre. Las cuentas de ingreso y gasto no se aceptan ahí; empiezan en cero. Solo puede haber un asiento inicial vigente; anúlenlo desde el Diario (con una razón) para rehacerlo.

Asientos fallidos

Muy rara vez un pago se guarda pero su asiento de diario no (se borró una cuenta, falta una configuración). El pago nunca se pierde: aparece bajo Asientos fallidos en esta página con el error, se genera una Alerta Inteligente y Habitia lo reintenta cada hora. Reintentar ahora lo corre de inmediato. Solo descarten uno si lo contabilizaron de otra forma, por ejemplo con un asiento manual.

Próximo paso

• Reports → Accounting — Balance de comprobación y el resto de los reportes formales (una vez activado).
• Entender el libro mayor — la vista por contrato que funciona con o sin accounting activado.