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Balances y pagos a dueños

Si administran propiedades de otros, cada pago de renta que cobran es mayormente dinero de ellos. Los balances de dueños hacen explícita esa obligación: Habitia rastrea, por dueño, lo cobrado a su nombre, lo que tomó su tarifa de administración y lo que ya le pagaron — para que “¿cuánto le debo a María ahora mismo?” siempre tenga una respuesta exacta.

Abran Dueños y hagan clic en cualquiera: la sección Balance y pagos al dueño muestra el monto adeudado y la actividad detrás.

Cómo se construye el balance

Esto aplica solo a propiedades cuyo modo de administración es Administrada (se configura por propiedad, con % de tarifa y base). Por cada pago de renta o cargo que se compensa:

  • Cargos por mora — por defecto son de ustedes: se quedan en sus ingresos y nunca llegan al balance ni al estado del dueño. Si su acuerdo se los da al dueño, pongan Cargos por mora van a → el dueño en la propiedad; entonces se reparten como la renta, y su tarifa se cobra solo cuando la base de la tarifa incluye la mora. Cambiar el ajuste vuelve a generar las filas del dueño en la próxima actualización.
  • + Parte de renta — el porcentaje del dueño (bruto — la tarifa de ustedes aparece como su propia línea de deducción). Varios dueños se reparten por sus porcentajes (sin porcentaje = partes iguales). Los porcentajes se dan a todos los dueños o a ninguno, y deben sumar 100; el reparto se hace en centavos enteros para que las partes siempre sumen el pago, y el centavo sobrante va al dueño con mayor participación.
  • − Tarifa de administración — la parte de ustedes, según el % y la base de la propiedad (solo renta, renta + cargos por atraso, o todo ingreso). Lo no comisionable — por ejemplo, cargos por atraso bajo base de solo renta — pasa completo al dueño.
  • − Cargos de servicio — los cargos puntuales al dueño (inspecciones, colocaciones, …) reducen lo adeudado, igual que se deducen en los estados de cuenta.
  • − Gastos — reparaciones, utilidades y otros gastos de la propiedad que ustedes pagaron a nombre del dueño salen de su balance, igual que en el estado de cuenta. Si la política de gastos de la propiedad es solo facturables, solo cuentan los gastos marcados facturables al dueño.
  • − Pagos — dinero que realmente enviaron (abajo).

Los depósitos nunca aparecen — un depósito de seguridad es dinero del inquilino en fideicomiso, no del dueño.

Los balances se actualizan cada noche automáticamente. ¿Acaban de registrar pagos y los quieren reflejados ya? Hagan clic en Actualizar balances.

Nota: El rastreo comienza el día en que corre el primer barrido para su organización. La historia anterior no se reescribe — los estados de cuenta siguen cubriendo cualquier rango pasado si lo necesitan.

Reservas del dueño

En una propiedad administrada pueden fijar una reserva del dueño — dólares que se retienen de los pagos para que siempre haya fondos para reparaciones imprevistas (lo típico es $200–500 por propiedad). Es orientativa: las sugerencias de pago la restan y la pantalla avisa cuando un monto la toca, pero nada se bloquea.

Pagar a propietarios — la corrida mensual

Hagan clic en Pagar a propietarios arriba en la página de Dueños para el ritual de desembolso que la mayoría corre a mitad de mes, cuando la renta ya se compensó: una fila por dueño con dinero en libros, mostrando balance, reserva y un pago sugerido (balance − reserva). Ajusten montos, añadan referencias, elijan fecha y método, y registren toda la corrida de una vez. Cada fila se convierte en su propio pago con su propio estado de cuenta.

Registrar un pago individual

Para pagos puntuales — transferencia, cheque, ATH Móvil — abran el dueño y hagan clic en Registrar pago: monto (pre-llenado con el balance completo), fecha, método y una referencia opcional. El balance baja de inmediato.

Dos protecciones: un pago nunca puede exceder el balance del dueño, al centavo, y a un dueño con balance cero o negativo no se le puede pagar (usen un adelanto del administrador si quieren pagarle antes de cobrar); y un pago mal registrado se puede anular, restaurando el balance.

Ajustes

A veces el balance calculado no es toda la historia — condonaron la tarifa de un mes, recuperaron un adelanto o necesitan corregir un error. Ajustar (junto a Registrar pago) registra una corrección con signo y motivo obligatorio: deber más sube el balance, deber menos lo baja.

Si la contabilidad de doble entrada está activa, el formulario también pregunta qué es el ajuste — un honorario de administración condonado, un cargo de servicio condonado, un costo que ustedes absorben o un adelanto del administrador saldado fuera del balance — y registra el asiento por ustedes contra la cuenta correspondiente, para que Due to Owners siempre cuadre. A propósito no hay opción de «corrección de error»: si el balance está mal porque un pago o gasto está mal, corrijan esa fila y las filas del dueño la siguen en la próxima actualización. Sin doble entrada, el ajuste solo cambia el balance.

Aportaciones y adelantos del administrador

Dos acciones más viven junto a Ajustar:

  • Aportación — el dueño les envió dinero a ustedes: un refuerzo de la reserva, o fondos para una reparación mayor que la renta disponible. Sube su balance (y, con la contabilidad activa, registra el efectivo en la cuenta de fideicomiso u operativa).
  • Registrar adelanto del administrador — aparece solo cuando el balance es negativo, lo que pasa cuando un gasto en la propiedad del dueño costó más que la renta cobrada. Registrar el adelanto dice que ustedes cubrieron ese hueco con su propio dinero: el balance sube hacia cero y el monto se contabiliza como Due from Owners (cuenta 1250), una cuenta por cobrar que el dueño ahora les debe. Se recupera automáticamente: cada actualización nocturna toma del nuevo balance positivo del dueño lo necesario y lo aplica contra la cuenta por cobrar, como filas Adelanto recuperado en la actividad del dueño, así que la renta no sale hacia el dueño hasta que les hayan repagado. Con la contabilidad fiduciaria activa, esto también mueve el efectivo de la operativa al fideicomiso para que la cuenta quede completa, y cierra la alerta Se requiere adelanto del administrador. Reports → Accounting → Owners muestra los adelantos pendientes contra la cuenta 1250.

Ambas se pueden anular desde la lista de actividad.

El estado de cuenta detrás de cada pago

Cada pago cubre una ventana — desde el día después del pago anterior del dueño hasta la fecha del pago. El ícono de descarga junto a cualquier pago en la actividad produce el estado de cuenta en PDF de exactamente esa ventana: renta cobrada, su tarifa, gastos, cargos de servicio, neto. Ese es el documento que los dueños esperan junto con su dinero.

De dónde salen las cifras. Para cualquier período que empiece en o después del día en que comenzó el seguimiento de balances de dueños, el estado de cuenta se lee directamente del libro del dueño: las filas de parte de renta, comisión, gastos y cargos de servicio que escribió la actualización nocturna, a la tarifa vigente en cada pago. Así el estado de cuenta, el balance del dueño y la cuenta Due to Owners cuadran al centavo, y cambiar la tarifa de una propiedad después no reescribe estados de cuenta pasados. Un período que empiece antes de esa fecha no tiene nada barrido que leer, así que Habitia muestra una vista previa calculada a partir de los pagos con la tarifa actual de la propiedad y lo indica en la página; elijan una fecha de inicio en o después de la fecha de seguimiento para obtener las cifras del libro.

Nota: registrar un pago documenta dinero que enviaron fuera de Habitia — no mueve dinero. Los pagos ACH automáticos a cuentas de dueños podrían llegar más adelante.

El lado contable (si la doble entrada está activada)

Los libros ahora dicen la verdad sobre la renta administrada: la renta cobrada sale de sus ingresos hacia el pasivo Due to Owners, su tarifa aterriza en Management Fee Income, y cada pago liquida el pasivo contra el banco. Su P&L muestra solo lo que realmente ganaron — la tarifa — en vez de inflar sus ingresos con la renta de los dueños.

Con la contabilidad fiduciaria activa, ese banco es la cuenta de fideicomiso en vez de la operativa, la página Propietarios muestra cuánto del balance del fideicomiso son sus honorarios transferibles, y un pago se rechaza cuando la cuenta de fideicomiso tiene menos de lo que les debe a todos los dueños e inquilinos juntos.

La reserva y el pronóstico de reemplazo

La reserva del dueño en una propiedad administrada es el monto fijo que se retiene de los pagos para reparaciones imprevistas. Junto a ese campo, el formulario de la propiedad muestra lo que el pronóstico de reemplazo sugiere por mes para esa propiedad — los próximos doce meses de reemplazos esperados divididos entre doce — con un Use de un clic para adoptarlo. Los dueños ven la misma cifra en la tarjeta Próximos reemplazos de su portal, con su parte según porcentaje de propiedad, el atraso vencido y un PDF, de modo que la reserva es un número que ambos miraron y no uno que eligieron al azar.

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