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Balances y pagos a dueños

Si administran propiedades de otros, cada pago de renta que cobran es mayormente dinero de ellos. Los balances de dueños hacen explícita esa obligación: Habitia rastrea, por dueño, lo cobrado a su nombre, lo que tomó su tarifa de administración y lo que ya le pagaron — para que “¿cuánto le debo a María ahora mismo?” siempre tenga una respuesta exacta.

Abran Dueños y hagan clic en cualquiera: la sección Balance y pagos al dueño muestra el monto adeudado y la actividad detrás.

Cómo se construye el balance

Esto aplica solo a propiedades cuyo modo de administración es Administrada (se configura por propiedad, con % de tarifa y base). Por cada pago de renta o cargo que se compensa:

  • + Parte de renta — el porcentaje del dueño (bruto — la tarifa de ustedes aparece como su propia línea de deducción). Varios dueños se reparten por sus porcentajes (sin porcentaje = partes iguales).
  • − Tarifa de administración — la parte de ustedes, según el % y la base de la propiedad (solo renta, renta + cargos por atraso, o todo ingreso). Lo no comisionable — por ejemplo, cargos por atraso bajo base de solo renta — pasa completo al dueño.
  • − Cargos de servicio — los cargos puntuales al dueño (inspecciones, colocaciones, …) reducen lo adeudado, igual que se deducen en los estados de cuenta.
  • − Gastos — reparaciones, utilidades y otros gastos de la propiedad que ustedes pagaron a nombre del dueño salen de su balance, igual que en el estado de cuenta. Si la política de gastos de la propiedad es solo facturables, solo cuentan los gastos marcados facturables al dueño.
  • − Pagos — dinero que realmente enviaron (abajo).

Los depósitos nunca aparecen — un depósito de seguridad es dinero del inquilino en fideicomiso, no del dueño.

Los balances se actualizan cada noche automáticamente. ¿Acaban de registrar pagos y los quieren reflejados ya? Hagan clic en Actualizar balances.

Nota: El rastreo comienza el día en que corre el primer barrido para su organización. La historia anterior no se reescribe — los estados de cuenta siguen cubriendo cualquier rango pasado si lo necesitan.

Reservas del dueño

En una propiedad administrada pueden fijar una reserva del dueño — dólares que se retienen de los pagos para que siempre haya fondos para reparaciones imprevistas (lo típico es $200–500 por propiedad). Es orientativa: las sugerencias de pago la restan y la pantalla avisa cuando un monto la toca, pero nada se bloquea.

Pagar a propietarios — la corrida mensual

Hagan clic en Pagar a propietarios arriba en la página de Dueños para el ritual de desembolso que la mayoría corre a mitad de mes, cuando la renta ya se compensó: una fila por dueño con dinero en libros, mostrando balance, reserva y un pago sugerido (balance − reserva). Ajusten montos, añadan referencias, elijan fecha y método, y registren toda la corrida de una vez. Cada fila se convierte en su propio pago con su propio estado de cuenta.

Registrar un pago individual

Para pagos puntuales — transferencia, cheque, ATH Móvil — abran el dueño y hagan clic en Registrar pago: monto (pre-llenado con el balance completo), fecha, método y una referencia opcional. El balance baja de inmediato.

Dos protecciones: pagar más del balance se rechaza (registren un ajuste primero si un adelanto es intencional), y un pago mal registrado se puede anular, restaurando el balance.

Ajustes

A veces el balance calculado no es toda la historia — condonaron la tarifa de un mes, recuperaron un adelanto o necesitan corregir un error. Ajustar (junto a Registrar pago) registra una corrección con signo y motivo obligatorio: deber más sube el balance, deber menos lo baja. Los ajustes solo cambian el balance; si llevan doble entrada, reflejen la corrección con un asiento manual para que la cuenta Due to Owners cuadre.

El estado de cuenta detrás de cada pago

Cada pago cubre una ventana — desde el día después del pago anterior del dueño hasta la fecha del pago. El ícono de descarga junto a cualquier pago en la actividad produce el estado de cuenta en PDF de exactamente esa ventana: renta cobrada, su tarifa, gastos, cargos de servicio, neto. Ese es el documento que los dueños esperan junto con su dinero.

Nota: registrar un pago documenta dinero que enviaron fuera de Habitia — no mueve dinero. Los pagos ACH automáticos a cuentas de dueños podrían llegar más adelante.

El lado contable (si la doble entrada está activada)

Los libros ahora dicen la verdad sobre la renta administrada: la renta cobrada sale de sus ingresos hacia el pasivo Due to Owners, su tarifa aterriza en Management Fee Income, y cada pago liquida el pasivo contra el banco. Su P&L muestra solo lo que realmente ganaron — la tarifa — en vez de inflar sus ingresos con la renta de los dueños.

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