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Asignar un proveedor

Un proveedor en Habitia es un contratista, empresa de reparaciones, persona de limpieza u otro servicio que ustedes contratan para trabajar en sus propiedades. Pueden mantenerlos como entrada de su lista de contactos, o invitarlos al portal donde pueden ver y actualizar sus propias órdenes de trabajo.

Abran Vendors (Proveedores) en el menú lateral.

1. Agregar un proveedor

Hagan clic en Add vendor. Llenen el formulario:

  • Company name (Nombre de la empresa) (requerido) — lo que buscarán en los menús.
  • Contact name (Nombre del contacto) — la persona con la que normalmente hablan.
  • Email — necesario si después quieren invitarlo al portal.
  • Phone (Teléfono) — para contacto rápido.
  • Default hourly rate ($) (Tarifa por hora) — se usa como predeterminada en las órdenes que le asignen.
  • License number (Número de licencia) — la licencia del contratista, cuando aplique.
  • Insurance expiration (Vencimiento del seguro) — Habitia genera una alerta cuando está dentro de 60 días.
  • Notes (Notas) — cualquier nota interna (horario preferido, con quién trabajan, etc.).
  • Mark as preferred vendor (Marcar como proveedor preferido) — agrega un icono de estrella al lado del nombre en los menús. Úsenlo para los contratistas en los que más confían.

Hagan clic en Save vendor. Aparece en la lista.

2. Asignar un proveedor a una orden de trabajo

Hay dos caminos:

Desde la orden de trabajo:

  1. Abran la orden.
  2. Escojan al proveedor desde el menú Assign vendor.
  3. Guarden.

Desde la lista de proveedores: hagan clic en un proveedor para ver su historial de trabajos y despachar una orden nueva desde su página de detalle (pronto).

Consejo: Pongan la orden en Scheduled (Programada) cuando asignen un proveedor — eso indica “el proveedor lo sabe, fecha confirmada”. Déjenla en Open si el proveedor todavía no confirma.

3. (Opcional) Inviten al proveedor al portal

Los proveedores de confianza pueden tener su propio acceso. Ven solo las órdenes que tienen asignadas, pueden poner actualizaciones de estado, y pueden marcar trabajos como completados con notas — ahorrando los mensajes de ida y vuelta.

  1. En la lista de proveedores, hagan clic en el icono persona-con-más en su fila.
  2. Habitia genera un enlace de invitación de un solo uso con una ventana fija.
  3. Envíenle el enlace al proveedor por correo o texto. Se registra en el portal y de ahí en adelante puede entrar por app.thehabitia.app.

La lista de proveedores muestra una etiqueta Portal una vez registrado.

Nota: Un proveedor con acceso al portal no ve su libro mayor, contratos ni datos de inquilinos. Solo ve las órdenes que ustedes le asignen.

4. Alertas de vencimiento de seguro

Si llenan Insurance expiration en un proveedor, Habitia genera una Alerta Inteligente (Visión general de alertas inteligentes) cuando el seguro está dentro de los 60 días de vencer. No despachen a un proveedor con seguro vencido a una propiedad — su propia responsabilidad legal queda expuesta.

Editar o quitar un proveedor

  • Icono de lápiz en la fila → editar su información.
  • Icono de basura → quitar el proveedor. Sus órdenes históricas se quedan adjuntas al registro (siguen atribuidas en reportes), simplemente no aparecen en los menús futuros.

Próximo paso