Invitar miembros del equipo
Si no manejan sus propiedades solos, inviten a su equipo a Habitia y escojan el rol que corresponde a lo que cada persona necesita hacer. Los roles controlan lo que pueden ver y cambiar — un técnico de mantenimiento no necesita ver libros mayores, un contable no necesita asignar proveedores.
Abran Team (Equipo, icono de personas en el menú lateral). Caen en la pestaña Members (Miembros) por defecto.
Nota: Solo un administrador puede invitar o quitar miembros y cambiar roles.
1. Hagan clic en Send invite
Arriba a la derecha de la pestaña Members. Se abre un formulario.
2. Llenen la invitación
- Full name (Nombre completo) (requerido) — como aparecerán en la aplicación.
- Email (Correo) (requerido) — Habitia les envía un enlace para configurar contraseña aquí.
- Legacy role (Rol) (requerido) — escojan uno (ver la referencia de roles abajo).
Hagan clic en Send invite.
3. Compartan el enlace de configuración de contraseña
Después de crear la invitación, Habitia les muestra un enlace de configuración de contraseña de un solo uso. Dos formas de usarlo:
- El invitado puede hacer clic en el enlace de su correo y escoger una contraseña.
- Si el correo no llega, copien el enlace del panel de confirmación y envíenlo por WhatsApp, SMS u otro canal.
Nota: El enlace de configuración vence en 1 hora. Si vence, usen Resend invite (Reenviar invitación) en la fila del miembro (abajo) — no hace falta quitarlo y volverlo a agregar.
Reenviar una invitación
Hasta que un compañero entre por primera vez, su fila muestra Invite pending (Invitación pendiente) con la fecha del último envío, y un botón de avión de papel Resend invite en la columna de acciones. Al hacer clic, Habitia:
- genera un enlace nuevo para configurar la contraseña (válido por otra hora) y lo envía otra vez por correo;
- les muestra el enlace nuevo en el panel de confirmación, por si prefieren mandarlo por WhatsApp o SMS;
- deja el rol y los grupos de permisos del miembro exactamente como estaban.
Si el compañero ya tenía una cuenta de Habitia (por ejemplo, como inquilino en otro lado), el reenvío es un recordatorio para iniciar sesión en vez de un enlace de contraseña.
Cuando la persona ya haya entrado, el botón desaparece — no hay nada que reenviar. Si luego olvida su contraseña, usa Forgot password (Olvidé mi contraseña) en la página de inicio de sesión.
Los cinco roles
Cada rol otorga un conjunto fijo de permisos. Escojan el que mejor calce con la persona:
| Rol | Puede hacer |
|---|---|
| Admin | Todo. Manejar suscripción, invitar al equipo, conectar Stripe, editar el perfil de la organización. |
| Manager (Gerente) | Todo lo que hace un admin excepto manejar la suscripción a nivel de organización, configuración de pagos y equipo. Operaciones del día a día: propiedades, unidades, contratos, inquilinos, pagos, órdenes de trabajo, proveedores, solicitudes. |
| Maintenance (Mantenimiento) | Solo lectura en propiedades/unidades/inquilinos. Lectura+escritura en órdenes de trabajo, activos, inspecciones, documentos. Pensado para un técnico que necesita registrar trabajo pero no debería ver el libro mayor. |
| Accountant (Contable) | Solo lectura en propiedades, unidades, contratos, inquilinos. Lectura+escritura en pagos, reportes, documentos. Pensado para un tenedor de libros. |
| Accountant (read-only) (Contable, solo lectura) | Lee todo lo financiero — catálogo de cuentas, diario, reportes, pagos, libros de dueños — y no cambia nada. Pensado para un CPA externo, junto con las exportaciones en Reports → Accounting → Journal. |
| Viewer (Observador) | Solo lectura en todo. Pensado para un dueño que quiere ver lo que pasa pero no hace cambios. |
Consejo: Empiecen en Viewer cuando no estén seguros. Siempre pueden subir el rol después. Bajar es más difícil cuando la persona lleva semanas haciendo cambios.
4. Grupos de permisos (avanzado)
La pestaña Roles & permissions (Roles y permisos) les permite construir grupos de permisos — sobrescrituras finas sobre el rol base. Por ejemplo, darle a un usuario con rol Manager acceso de escritura a facturación sin convertirlo en admin.
La mayoría de los arrendadores no necesitan esto. Quédense con los cinco roles base a menos que tengan una necesidad específica.
Quitar un miembro
En la pestaña Members, hagan clic en el icono de basura en su fila y confirmen. Pierde acceso al instante. Sus acciones históricas (órdenes que registró, etc.) siguen atribuidas a esa persona.
Nota: No pueden quitarse a sí mismos si son el único admin. Primero suban a otro miembro a admin.
Próximo paso
- Agregar una propiedad — una vez el equipo esté adentro, construyan el portafolio.
- Importar en bloque — si tienen datos para migrar.