Manejar un contrato que empezó antes de entrar a Habitia
Cuando crean un contrato con fecha de inicio en el pasado, Habitia se detiene justo después de guardar y les pregunta: ¿cómo debo manejar el período entre la fecha de inicio y hoy?
Sin esta ventana, el proceso de fondo cobraría automáticamente cada mes desde la fecha de inicio — incluso los meses que el inquilino ya les pagó fuera de plataforma. El resultado sería un balance falso en el portal del inquilino. La ventana de Período histórico evita ese problema.
Verán tres opciones. Escojan la que refleje la realidad y hagan clic en Guardar ajuste.
Opción 1: El balance está al día
Úsenla cuando: el inquilino les ha pagado completo (fuera de plataforma, por cheque, Zelle, ATH Móvil, etc.) hasta hoy. El caso más común para arrendadores que se cambian a Habitia.
Habitia toma el control desde este mes. No se publica ningún cargo de renta histórico. El próximo cargo aparece en el libro mayor en el próximo día de pago.
Este es el camino más limpio y el que recomendamos para la mayoría de los inquilinos existentes.
Opción 2: El inquilino debe un balance
Úsenla cuando: el inquilino está atrasado y quieren traerlo a Habitia debiendo dinero — sin tener que cargar cada mes por separado.
Escojan esta opción y escriban el balance actual que el inquilino debe (el monto de hoy, en dólares). Habitia publica un solo cargo de balance inicial para que el libro mayor refleje lo que debe ahora mismo.
De ahí en adelante, cualquier pago que haga el inquilino — por el portal o registrado por ustedes — reduce ese balance. Los cargos mensuales de renta nuevos siguen publicándose en el día de pago.
Consejo: Usen esta opción cuando no quieran discutir qué mes específico está sin pagar. El libro mayor muestra “Balance inicial: $X” en vez de una pila de cargos mensuales individuales. Si sí quieren cada mes detallado, usen la opción 3.
Opción 3: Yo voy a registrar los cargos y pagos manualmente
Úsenla cuando: quieran un historial completo — cada cargo mensual de renta y cada pago pasado registrados uno por uno.
Habitia rellena todos los meses históricos desde la fecha de inicio hasta hoy, publicando un cargo de renta por mes al monto del contrato. El contrato mostrará un balance grande inmediatamente.
Después, ustedes registran cada pago pasado a mano (efectivo, cheque, transferencia) para que el libro mayor baje al balance real.
Nota: Esta es la opción que más trabajo da. Vale la pena si necesitan un historial completo (por ejemplo, para contabilidad o una disputa), o si la renta varió mes a mes y quieren cada uno registrado.
¿Y si escojo la opción equivocada?
El ajuste se puede rehacer, pero no es una operación de un solo clic — tendrán que eliminar los cargos históricos que Habitia publicó (o el cargo de balance inicial) y volver a activar la ventana. Si se dan cuenta de que escogieron mal, contacten a soporte y los ayudamos a limpiarlo.
¿Y si creo el contrato con fecha de hoy?
La ventana solo aparece cuando la fecha de inicio está en el pasado. Si la fecha de inicio es hoy o en el futuro, Habitia se salta este paso completamente — no hay historia que ajustar.
Próximo paso
- Enviar un contrato para firma — una vez el libro mayor esté listo, conseguir la firma del inquilino.
- Entender el libro mayor — ver cómo se ven los cargos, pagos y balances en el contrato nuevo.