Servicios programados
Un servicio programado es una tarea de mantenimiento recurrente — AC trimestral, termitas anuales, limpieza mensual de piscina, inspección de techo cada dos años. Lo configuran una vez, escogen una frecuencia, y Habitia lleva control de cuándo es la próxima vez. Cuando llega el momento, el servicio puede generar una orden de trabajo automáticamente (o solo recordarles que actúen).
Dónde viven
Los servicios programados se atan a una cosa específica:
- Una propiedad (un servicio anual de plagas para todo el edificio).
- Un edificio (solo para propiedades multi-edificio).
- Una unidad (cambio de filtro trimestral del AC por unidad).
- Una habitación (limpieza anual de chimenea para una habitación con chimenea).
- Un activo (servicio semestral en el AC central).
Abran la página de detalle correspondiente — propiedad, unidad, etc. — y hagan clic en la pestaña Services.
1. Hagan clic en Add scheduled service
Se abre una ventana.
2. Nómbrenlo y descríbanlo
- Name (Nombre) (requerido) — qué es. “AC trimestral”, “Inspección anual de termitas”, “Limpieza mensual de piscina”.
- Description (Descripción) (opcional) — qué se hace durante el servicio.
3. Escojan una frecuencia
Cinco preajustes cubren los casos comunes:
- Weekly (cada 1 semana)
- Monthly (cada 1 mes)
- Quarterly (cada 3 meses)
- Biannual (cada 6 meses)
- Yearly (cada 1 año)
O configuren un intervalo personalizado — cualquier entero + unidad (semana / mes / año).
4. Próxima fecha de vencimiento
Cuándo toca el próximo servicio. Para un servicio recurrente existente que están registrando, pongan la próxima ocurrencia — no la primera histórica. Habitia usa esta fecha como ancla para cada ciclo futuro.
5. Escojan quién lo maneja
Tres opciones de assignee (asignado):
- Vendor (Proveedor) — asignado a uno de sus proveedores guardados. Escojan del menú.
- Staff (Personal) — asignado a un miembro del equipo de su organización. Escojan del menú.
- Tenant (Inquilino) — asignado al inquilino de la unidad (por ejemplo, “cambiar el filtro mensualmente”). Solo disponible cuando el servicio apunta a una unidad, habitación o activo (para que Habitia pueda encontrar el contrato activo).
6. Auto-crear orden de trabajo (solo proveedor)
Cuando el servicio se asigna a un proveedor, aparece la casilla Auto-create work order. Con ella activa, Habitia crea una orden de trabajo automáticamente en la fecha de vencimiento — pre-llenada con el nombre del servicio, la propiedad/unidad/activo y el proveedor asignado.
Déjenla apagada si prefieren recibir un recordatorio y crear la orden ustedes mismos.
7. Costo estimado (opcional)
Lo que esperan que cueste cada ocurrencia. Alimenta el lado de presupuesto del Pronóstico de capex.
8. Guarden
Hagan clic en Save. El servicio aparece en la sección Services de lo que sea que le hayan atado.
Cómo se dispara
Cuando llega la próxima fecha:
- Se levanta una alerta inteligente para que la vean en el panel.
- Si auto-crear está activo, se crea una orden de trabajo con el proveedor ligado pre-asignado.
- Después de marcar el servicio como completo, Habitia calcula la próxima fecha (próxima + intervalo) y el ciclo continúa.
Editar o quitar un servicio
Desde la pestaña Services en el padre, hagan clic en el icono de lápiz en cualquier fila para editar. Cambien la frecuencia, quién lo maneja, el costo estimado — lo que sea. Hagan clic en el icono de basura para quitar el servicio completo.
Nota: Quitar un servicio programado no borra las órdenes de trabajo pasadas que creó. Se quedan adjuntas a su propiedad/unidad/activo.
Servicios comunes para configurar
- AC trimestral — a nivel de propiedad o por activo de AC por unidad.
- Inspección anual de termitas — a nivel de propiedad para todo el edificio.
- Inspección de techo semestral — a nivel de propiedad.
- Piscina / jardinería mensual — a nivel de propiedad, normalmente asignado a un proveedor con auto-crear activo.
- Prueba trimestral de detectores de humo / CO — por unidad, normalmente asignado al inquilino.
- Revisión anual de renovación de contrato — asignado a personal, administrativo pre-renovación.
Próximo paso
- Registrar una orden de trabajo — para trabajo puntual que genere el servicio programado.
- Llevar control de activos — la mayoría de los servicios programados apuntan a un activo específico.