Renovaciones
Cuando un contrato está cerca de vencer y el inquilino quiere quedarse, ustedes renuevan. Una renovación crea un contrato nuevo en Habitia ligado a la misma unidad e inquilino, con un plazo nuevo y (normalmente) una renta nueva. El contrato viejo se queda donde está hasta que vence naturalmente; el nuevo arranca el día después.
Cuándo renovar
La ventana natural son los 60 a 90 días antes de la fecha de fin del contrato actual. Habitia muestra una alerta (en el feed de Alertas inteligentes) cuando un contrato se acerca a vencer — esa es la señal para empezar la conversación de renovación con el inquilino.
Si renuevan antes o después, no hay problema — Habitia no fuerza una ventana.
1. Abran el contrato que van a renovar
Desde Contratos, hagan clic en el contrato. El contrato actual debe estar en estado Activo (o Vencido si recién pasó la fecha).
2. Hagan clic en Renovar contrato
En el encabezado del contrato (o en el área de acciones arriba de la página), hagan clic en Renew lease (Renovar contrato). Se abre una ventana.
3. Configuren el plazo nuevo
- Start date (Fecha de inicio) — sale por defecto el día después de que termina el contrato actual. Déjenla así a menos que haya un mes de hueco o estén renovando temprano.
- End date (Fecha de fin) — sale por defecto un año después de la nueva fecha de inicio. La mayoría de las renovaciones son a un año; cámbienla si ofrecen otro plazo.
4. Configuren la renta nueva
- Monthly rent (Renta mensual) — sale por defecto la renta actual. La mayoría de los arrendadores suben la renta al renovar — escriban el monto nuevo.
- Security deposit (Depósito de seguridad) — sale por defecto el depósito actual. Normalmente se queda igual; algunos arrendadores piden un complemento si la renta sube.
5. (Opcional) Notas
El campo Notes (Notas) es interno — para lo que quieran recordar sobre esta renovación (la conversación que tuvieron, una reparación acordada antes de firmar, etc.). El inquilino no las ve.
6. Notificar al inquilino
La casilla Notify tenant (Notificar al inquilino) viene activada por defecto. Con ella activada, Habitia le envía un correo al inquilino cuando se cree el contrato nuevo, con un enlace para revisarlo y firmarlo.
Apáguenla si quieren preparar la renovación primero y mandarla más tarde ustedes mismos (todavía la pueden enviar desde la página de detalle del contrato).
7. Crear renovación
Hagan clic en Create renewal (Crear renovación). Habitia:
- Crea el contrato nuevo en estado Borrador (o lo manda al inquilino para firma si dejaron activa la casilla de notificar).
- Lo pre-llena con las fechas y renta nuevas, y la misma unidad + inquilino principal + cualquier firmante del contrato original.
- Los lleva a la página de detalle del contrato nuevo.
De ahí en adelante, la renovación es un contrato normal — agreguen documentos si hace falta, inviten firmantes adicionales, manden a firma cuando estén listos.
Lo que le pasa al contrato original
- Se queda Activo hasta su fecha de fin original.
- Los cargos de renta del mes actual siguen publicándose como estaba programado.
- El libro mayor se queda intacto — no se mueve ni se combina historia.
- Después de pasar la fecha de fin original, pasa a Vencido automáticamente. El contrato nuevo toma el control de los cargos desde su propia fecha de inicio.
Consejo: No se preocupen si hay un día de hueco entre el fin viejo y el inicio nuevo. El libro mayor de Habitia maneja un ciclo mensual continuo siempre que las fechas calcen.
¿Y si el inquilino quiere firmantes distintos en la renovación?
Pueden cambiar los firmantes en el contrato nuevo como cualquier otro contrato — vean Invitar un coinquilino, cosignatario o garante. Un caso común es quitar a un cosignatario después de que el inquilino haya construido un historial de pagos.
¿Y si el inquilino no va a renovar?
Si el inquilino se va a mudar al final del plazo, sáltense la renovación. El contrato va a vencer en su propia fecha de fin. Vean Mudanza de salida para qué hacer después.
Próximo paso
- Mudanza de salida — para inquilinos que no renuevan.
- Enviar un contrato para firma — una vez la renovación esté preparada, consigan la firma.