Solicitudes de mantenimiento del inquilino
Los inquilinos pueden enviar solicitudes de mantenimiento directamente desde su portal — sin llamadas, sin textos, sin fotos perdidas. Cada solicitud se convierte en una orden de trabajo normal en su fila de Work Orders, pero con un hilo visible para el inquilino para que ustedes puedan responder, hacer preguntas y compartir notas de resolución.
Cómo una solicitud se convierte en orden de trabajo
Cuando un inquilino, desde su portal, toca New request (Nueva solicitud), escoge una categoría y prioridad, escribe una descripción y (a menudo) adjunta fotos, Habitia:
- Crea una orden de trabajo nueva en su fila con estado: Open (Abierta).
- Pre-llena la propiedad, unidad y habitación/activo (si el inquilino los especificó).
- Adjunta cada foto que capturó durante la solicitud.
- Les notifica por el feed de Alertas inteligentes (y por push si está activo).
La orden aparece en la página normal de Work Orders mezclada con las que ustedes mismos registraron.
1. Abran la solicitud
Hagan clic en la orden desde la lista de Work Orders. Abre en la página estándar de detalle, igual a una que ustedes hayan registrado.
2. Lean lo que dijo el inquilino
Verán:
- El título y descripción que envió.
- La categoría que escogió.
- La prioridad que asignó.
- La habitación o activo que ligó, si aplica.
- Una galería de fotos con cualquier imagen que adjuntó.
La orden también tiene un hilo de mensajes con el inquilino al final — lean cada mensaje que ha enviado.
Consejo: Si la foto no es clara o no coincide con la descripción, pregunten en el hilo antes de despachar a un proveedor. Un intercambio de dos mensajes le ahorra una visita perdida.
3. Respondan en el hilo
El hilo es de dos vías. Úsenlo para:
- Hacer preguntas de seguimiento (“¿La fuga viene de debajo del fregadero o detrás de la pared?”).
- Decirle al inquilino cuándo van a llegar (“Roberto va el martes entre 10 y 12”).
- Compartir lo que se encontró (“Reemplazamos el cartucho del grifo. Avísenos si vuelve a gotear.”).
El inquilino ve sus mensajes al instante en su portal. Cualquiera de los dos lados puede adjuntar fotos al hilo.
4. Clasifiquen: mantener, escalar o asignar
Las mismas opciones que cualquier orden de trabajo:
- Actualizar prioridad si el inquilino la subestimó o sobrestimó.
- Programar poniendo la fecha programada.
- Asignar un proveedor (Asignar un proveedor).
- Poner estado en In progress cuando empieza el trabajo.
5. Resolver y cerrar
Cuando el trabajo esté hecho:
- Llenen el campo Resolution notes (Notas de resolución) en la orden (lo que se hizo, piezas usadas, seguimiento si aplica).
- Actualicen Materials cost y Labor cost.
- Pongan Status: Completed.
El inquilino ve las notas de resolución en su portal — sabe que está hecho y qué se hizo.
Fotos durante el proceso
Los inquilinos pueden seguir agregando fotos al hilo después de enviar. Los proveedores con acceso al portal pueden hacer lo mismo. Cada foto se guarda en la orden, con sello de tiempo, así que el historial visual completo está a un clic.
Cuando los inquilinos no tienen acceso al portal
Si un inquilino todavía no tiene cuenta del portal, no puede enviar solicitudes desde la aplicación. Va a llamar o textear. En ese caso:
- Atiendan la llamada.
- Registren la orden ustedes mismos (Registrar una orden de trabajo).
- Inviten al inquilino al portal después para que las solicitudes futuras fluyan por ahí.
Próximo paso
- Registrar una orden de trabajo — para trabajos que ustedes inician.
- Asignar un proveedor — escoger quién hace el trabajo.