Contabilidad fiduciaria (cuenta de fideicomiso)

Si administran propiedades para otras personas, la mayor parte del dinero que pasa por sus manos no es suyo. La renta pertenece al dueño hasta que ustedes ganan su honorario; el depósito de seguridad pertenece al inquilino hasta que se muda. La contabilidad fiduciaria es la disciplina de mantener ese dinero de terceros en su propia cuenta bancaria y poder demostrar, cualquier día, que la cuenta tiene exactamente lo que debe tener.

Muchas jurisdicciones lo exigen a los administradores con licencia. Habitia nunca decide eso por ustedes: es un interruptor opcional, y la estructura es su elección. Actívenlo cuando tengan (o abran) una cuenta de fideicomiso, y Habitia enviará el efectivo correcto a esa cuenta en los libros, llevará la cuenta de lo que debe contener y les impedirá pagarle a un dueño con el dinero de otro.

La contabilidad fiduciaria necesita que la contabilidad de doble entrada esté activa primero — ella decide a qué cuenta bancaria va cada asiento.

Qué significa “fideicomiso” en sus libros

El plan de cuentas de Habitia tiene tres cuentas bancarias:

1100 Banco — Operativa — su dinero: honorarios ganados, la renta de las propiedades que son suyas.
1110 Banco — Fideicomiso — dinero de terceros: la renta cobrada para los dueños y (en la estructura sencilla) los depósitos de los inquilinos.
1300 Depósitos de seguridad en custodia — Activo — solo depósitos de inquilinos, si usan la estructura separada.

La regla es simple y es lo que hace que el estado de cuenta del banco cuadre: los libros siguen a dónde llegó el dinero físicamente, no a quién le pertenece. A quién le pertenece se lleva del otro lado — 2500 Por pagar a dueños para los balances de los dueños, 2200 / 2210 para los depósitos en custodia y los reembolsos adeudados.

Cómo activarla

Abran Configuración → Accounting. Debajo de la tarjeta de doble entrada verán Contabilidad fiduciaria. (Si todavía no tienen propiedades administradas, la tarjeta solo se explica; hagan clic en Guardo los depósitos de inquilinos en una cuenta aparte si quieren fideicomiso solo para depósitos.)

Estructura de cuentas. Una sola cuenta de fideicomiso junta renta y depósitos — lo más simple y lo que usa la mayoría de los administradores pequeños. Cuenta de depósitos separada (escrow) pone los depósitos de los inquilinos en su propia cuenta, que algunos estados exigen. Pueden cambiar después; Habitia mueve los depósitos entre las dos cuentas con un asiento de transferencia.
A dónde llegan Stripe y ATH Móvil. Cada uno paga a una sola cuenta bancaria. Díganle a Habitia cuál (normalmente la de fideicomiso) para que los libros cuadren con el banco.
Fecha de inicio y balance bancario. Escriban la fecha en que empieza el enrutamiento y cuánto tiene realmente la cuenta de fideicomiso ese día.
Previsualizar transferencia inicial. Habitia suma lo que la cuenta de fideicomiso debe contener ahora mismo — el balance de cada dueño, los depósitos en custodia, los reembolsos pendientes — y muestra la transferencia inicial que registrará de la operativa al fideicomiso con la fecha de inicio. Si el balance del banco es mayor, la diferencia es su propio dinero dentro del fideicomiso (honorarios ganados que nunca sacaron — transfiéranlos después de activar). Si es menor, tienen un faltante que cubrir.
Activar. El asiento inicial se registra una sola vez. Nada anterior a la fecha de inicio se reescribe; la historia queda tal cual estaba.

Qué cambia en el día a día

Con el fideicomiso activo, hacen casi lo mismo que antes. El enrutamiento ocurre por debajo:

Renta y cargos por Stripe o ATH Móvil se registran en la cuenta que dijeron que recibe ese canal. Con processor clearing activo, esperan en una cuenta de clearing hasta que el desembolso llega de verdad a esa cuenta de banco.
Renta fuera de la plataforma (Zelle, cheque, efectivo) va al fideicomiso cuando la propiedad se administra para un dueño, y a la operativa cuando es una propiedad suya. En el formulario de pago, Depositado en permite cambiarlo para un solo pago cuando el dinero entró a otra cuenta.
Depósitos de inquilinos recibidos fuera de la plataforma van a la cuenta de depósitos (fideicomiso, o escrow en la estructura separada).
Gastos ganan el campo Pagado desde: fideicomiso para facturas de propiedades administradas (están pagando la factura del dueño con el dinero del dueño), operativa para las suyas. Cámbienlo cuando no fue así.
Pagos a dueños y reembolsos de depósito salen de la cuenta de fideicomiso.

La tarjeta de fideicomiso

De vuelta en Configuración → Accounting, la tarjeta ahora muestra tres cifras, cada una con una nota debajo que dice de dónde sale:

Recuadro	Significado	De dónde sale
Balance de la cuenta de fideicomiso	Lo que los libros dicen que hay en la cuenta bancaria de fideicomiso.	Cada línea de asiento registrada en la cuenta 1110, débitos menos créditos. Cambia en el momento en que se registra un pago, un desembolso o una transferencia.
Adeudado a dueños e inquilinos (estructura sencilla) / Adeudado a los dueños (separada)	La parte que no es suya.	El balance de cada dueño sumado (solo los positivos — un dueño que les debe no se resta de los demás), más, en la estructura sencilla, los depósitos en custodia y los reembolsos pendientes (cuentas 2200 y 2210). Los balances de dueños se actualizan cada noche o con Actualizar balances en la página Propietarios.
Suyo, para pasar a la operativa	Balance menos lo adeudado: honorarios ganados que siguen en el fideicomiso. Si la cuenta tiene menos de lo que debe, el recuadro se pone rojo y dice Falta para cubrir lo adeudado.	Se deriva de los dos anteriores.

En la estructura separada, una segunda fila hace lo mismo para la cuenta escrow: Balance de la cuenta escrow de depósitos (cuenta 1300), Adeudado a los inquilinos (2200 + 2210) y Sobrante / faltante, que siempre debería ser cero.

Justo después de activar, el tercer recuadro dice $0.00 porque el asistente movió exactamente lo adeudado. La próxima vez que una renta de $1,000 entre al fideicomiso en una propiedad al 10 %, el balance sube $1,000, el balance del dueño sube $900 después de actualizar, y aparecen $100 como suyos para pasar.

Debajo de las cifras pueden cambiar las cuentas de llegada, cambiar la estructura y ver cada transferencia entre cuentas — empezando por la transferencia inicial que registró el asistente.

Sacar sus honorarios

Los honorarios que ganan se acumulan dentro de la cuenta de fideicomiso a medida que se cobra la renta. El dinero de terceros y el suyo no deben mezclarse más de lo necesario, así que la página Propietarios muestra Tus fondos en el fideicomiso con un botón Transferir honorarios ganados. Sugiere el monto transferible; registren la transferencia que hicieron en el banco y los libros lo pasan a la operativa.

Habitia rechaza una transferencia que dejaría el fideicomiso por debajo de lo que debe contener — solo pueden sacar lo que es suyo. Si sus fondos se quedan en el fideicomiso más allá de un umbral o un plazo (30 días por defecto, ajustable), una alerta inteligente se los recuerda.

Balances de dueños, aportaciones y adelantos

La sección Balance y pagos de cada dueño gana dos acciones:

Aportación — el dueño les envió dinero (para reforzar la reserva, para una reparación mayor que la renta). Sube su balance y se registra en la cuenta de fideicomiso.
Registrar adelanto del administrador — aparece cuando el balance de un dueño es negativo, normalmente porque una reparación costó más que la renta cobrada. Ese balance negativo significa que el fideicomiso pagó con el dinero de otros dueños. Registrar el adelanto dice que ustedes lo cubrieron desde la operativa: el balance sube hacia cero, los libros mueven el efectivo al fideicomiso y recuperan el adelanto con la próxima renta del dueño. Una alerta inteligente (“Se requiere adelanto del administrador”) marca cada balance negativo hasta que se resuelve.

Los ajustes ahora también se registran en los libros. Con la doble entrada activa, indiquen qué es el ajuste — un honorario condonado, una corrección de error u otra cuenta de su elección — y el asiento se registra solo. Ya no hay que replicarlo a mano.

Protección en los pagos

Registrar un pago ya rechazaba montos por encima del balance del dueño. Con el fideicomiso activo hay una segunda protección: si el balance en libros de la cuenta de fideicomiso está por debajo de lo que debe contener para todos, los pagos y reembolsos se rechazan indicando el faltante exacto. Registren primero el ingreso que falta o un adelanto del administrador. (Los balances se materializan en el barrido nocturno; Habitia los refresca antes de rechazar, así que un pago registrado hace un minuto nunca los bloquea por error.)

Registro de depósitos

Reportes → Accounting → Deposits lista cada arrendamiento con actividad de depósitos: lo que dice el contrato, lo que se cargó y se cobró, lo que aplicó una liquidación finalizada, lo que se reembolsó y lo que sigue en custodia o por devolver. Las renovaciones que traspasaron un depósito lo muestran pasando del contrato viejo al nuevo.

El total en custodia más los reembolsos adeudados debe ser igual a los pasivos por depósitos en sus libros (2200 + 2210). La diferencia se muestra, no se esconde. Las filas se marcan cuando algo merece revisión:

Contrato ≠ en custodia — el contrato dice un monto, el libro cobró otro.
No cobrado — se cargó un depósito que nunca se pagó.
Aplicado > cobrado — una liquidación aplicó más depósito del que el libro muestra en custodia.
Reembolso pendiente — finalizada, reembolso adeudado, todavía no registrado como pagado.
Inquilino debe — las deducciones superaron el depósito.

Registrar el reembolso de un depósito

En la pestaña Deposit de un turnover, una vez la liquidación está finalizada y muestra un reembolso adeudado, hagan clic en Registrar reembolso: fecha, monto (por defecto el reembolso completo; se permiten reembolsos parciales), método, referencia. Los libros cancelan el reembolso por pagar contra la cuenta de fideicomiso o escrow, la liquidación muestra Reembolsado el … y el registro se actualiza. Un reembolso registrado se puede anular; una liquidación con reembolso registrado no se puede reabrir hasta anularlo.

Conciliar la cuenta de fideicomiso

Cada mes, concilien la cuenta de fideicomiso (y la cuenta escrow en la estructura separada) contra su estado de cuenta bancario en Reports → Accounting → Bank Rec: suban el CSV, crucen, marquen, finalicen en cero. Cada conciliación queda guardada con el archivo del estado de cuenta. Vean Conciliación bancaria para el paso a paso. Dos reglas propias del fideicomiso:

Anular un asiento ya conciliado fecha la reversión hoy, así que un mes conciliado nunca se reescribe.
Cerrar un período avisa cuando la cuenta de fideicomiso no tiene una conciliación finalizada que cubra la fecha del cierre. Nunca bloquea — pero un mes cerrado que nunca se concilió es exactamente lo que marca un auditor.
Una alerta inteligente se dispara cuando una cuenta de fideicomiso pasa 45 días sin una conciliación finalizada, y se resuelve sola en cuanto finalizan una.

Jaime, el asistente dentro de la app, puede leer todo esto: pregúntenle “¿está conciliada mi cuenta de fideicomiso?”, “¿cuánto les debo a dueños e inquilinos?” o “¿cuánto del balance del fideicomiso es mío para transferir?”.

El resumen a tres bandas

Reports → Accounting → Trust Summary es el documento mensual que pide un regulador: tres cifras por cuenta de fideicomiso que deben coincidir, con cada diferencia detallada.

Pata	De dónde sale
A. Banco	El balance final de su última conciliación finalizada, más cada línea de los libros posterior a ese estado de cuenta que todavía no ha pasado por el banco (en tránsito) y lo que seguía pendiente en la fecha del estado. La nota debajo muestra la fecha del estado y cuántas partidas esperan.
B. Libros	El balance de la cuenta en el libro mayor.
C. Adeudado	Lo que la cuenta debe contener: balances de dueños (más depósitos y reembolsos en la estructura sencilla; en la separada, la cuenta escrow los lleva).

Dos diferencias debajo de cada cuenta:

A − B debe ser $0.00. Cualquier otra cosa significa que algo se movió en el banco y no está en los libros, o al revés — abran la conciliación y miren las filas sin cruzar.
B − C es su propio dinero en la cuenta (positivo: honorarios por transferir) o un faltante (negativo: la cuenta tiene menos de lo que debe).

Los pagos que siguen en proceso (un ACH que no ha liquidado) se excluyen de todas las patas y se listan abajo — todavía no son efectivo. Elijan cualquier fecha para ver la posición ese día, y descarguen el PDF para archivar con el mes.

Cómo apagarla

Apagar en la tarjeta detiene el enrutamiento: el efectivo nuevo vuelve a la operativa, los asientos existentes no se tocan y la fecha de inicio se conserva para que la historia siga siendo explicable. Volver a activarla no registra una segunda transferencia inicial.

Próximo paso

Balances y pagos a propietarios — cómo se construyen los balances y la corrida mensual de pagos.
Conciliación bancaria — cuadren el estado de cuenta del fideicomiso contra los libros.
Contabilidad de doble entrada — el libro mayor debajo de todo esto.