Entender el libro mayor
Cada contrato activo tiene un libro mayor — el registro continuo de lo que se ha cobrado, lo que se ha pagado y lo que todavía se debe. Es la fuente única de verdad para el lado financiero del contrato.
Abran cualquier contrato y bajen a la sección Libro mayor.
Las tres tarjetas de resumen
Arriba:
- Cargos totales — cada cargo de renta, cargo por atraso y otros cargos publicados en este contrato.
- Pagos totales — cada pago recibido, en línea y fuera de plataforma.
- Balance pendiente — lo que el inquilino debe hoy. Si es negativo, el inquilino tiene un crédito sin aplicar (un sobrepago o pago adelantado que se aplicará a meses futuros).
La franja por mes
Justo debajo de las tarjetas verán bloques horizontales por mes. Cada bloque muestra un período de renta:
- Verde = Pagado completo.
- Ámbar = Parcial — el inquilino pagó algo pero no todo el mes.
- Gris/blanco = Abierto — nada pagado para este mes todavía.
Cada bloque muestra pagado / cargo (por ejemplo, $800 / $1,200). Al final puede aparecer un bloque azul etiquetado Crédito sin aplicar — es dinero que el inquilino pagó adelantado, esperando aplicar a un mes futuro.
Consejo: Habitia asigna los pagos FIFO — el mes abierto más viejo se paga primero. Si un inquilino sobrepaga, el excedente pasa al próximo mes automáticamente. Ustedes no tienen que asignar pagos a meses específicos a mano.
La lista de entradas
Debajo de la franja, cada cargo y pago aparece listado uno por uno, los más recientes arriba. Cada fila muestra:
- Fecha — cuándo ocurrió la entrada.
- Descripción — por ejemplo, “Renta — Noviembre 2026” o “Cargo por atraso — Octubre 2026”.
- Monto — el monto en dólares. Los cargos en negro; los pagos en verde.
- Método (para pagos) — efectivo, cheque, transferencia bancaria, etc.
Los botones de acción
Sobre la lista de entradas, tres botones:
- + Agregar cargo — publicar manualmente un cargo que no sea renta (por ejemplo, un servicio público traspasado, un cargo por daños, un cargo administrativo).
- Emitir crédito — darle al inquilino un crédito contra su balance (por ejemplo, un ajuste de buena fe, un descuento por renovar temprano).
- Registrar pago — registrar un pago que entró fuera de plataforma. El botón más común — vean el próximo artículo.
Revertir una entrada
¿Cometieron un error? Pasen el cursor sobre cualquier entrada, hagan clic en el icono de reversión y confirmen. Habitia no borra la entrada — publica una “reversión” opuesta para mantener el historial intacto, y marca las dos filas como revertidas.
Nota: Los cargos por atraso publicados automáticamente y las entradas históricas pre-Habitia están bloqueados de edición. Para quitar un cargo por atraso que no debió publicarse, reviértanlo — igual que cualquier otra entrada.
Historia pre-Habitia (si aplica)
Si usaron Yo voy a registrar los cargos y pagos manualmente al crear un contrato con fecha pasada, los cargos y pagos históricos aparecen agrupados en su propia sección colapsable arriba del libro mayor. Tienen un icono de clip — hagan clic en cualquier pago pasado para adjuntar un recibo o comprobante de pago.
Próximo paso
- Registrar un pago fuera de plataforma — la acción más común del libro mayor.
- Cargos por atraso (publicación automática después de la gracia) — cómo Habitia maneja la renta atrasada sin que ustedes tengan que acordarse.