Entender el libro mayor

Cada contrato activo tiene un libro mayor — el registro continuo de lo que se ha cobrado, lo que se ha pagado y lo que todavía se debe. Es la fuente única de verdad para el lado financiero del contrato.

Abran cualquier contrato y bajen a la sección Libro mayor.

Las tarjetas de resumen

Arriba:

Cargos totales — cada cargo de renta, cargo por atraso y otros cargos publicados en este contrato.
Pagos totales — cada pago recibido, en línea y fuera de plataforma.
Balance pendiente — lo que el inquilino debe hoy. Si es negativo, el inquilino tiene un crédito sin aplicar (un sobrepago o pago adelantado que se aplicará a meses futuros).
Depósito de seguridad — aparece solo cuando el contrato tiene depósito. Muestra el monto retenido frente al monto cobrado (por ejemplo, $500 / $500, “Retenido completo”). El depósito no es renta: se rastrea aparte y se mantiene fuera de Cargos totales, Pagos totales, el Balance pendiente y la franja por mes.

Por qué el depósito va aparte: un depósito de seguridad es dinero que ustedes retienen en custodia, no ingreso de renta. Mantenerlo fuera de las cifras de renta hace que “lo que el inquilino debe de renta” se mantenga honesto. Así, un inquilino que pagó tanto su depósito como su primer mes muestra el depósito en su propia tarjeta y la renta como pagada — no un solo balance combinado. Un depósito pagado nunca pondrá en cero, ni contará contra, el balance de renta.

La franja por mes

Justo debajo de las tarjetas verán bloques horizontales por mes. Cada bloque muestra un período de renta:

Verde = Pagado completo.
Ámbar = Parcial — el inquilino pagó algo pero no todo el mes.
Gris/blanco = Abierto — nada pagado para este mes todavía.

Cada bloque muestra pagado / cargo (por ejemplo, $800 / $1,200). Al final puede aparecer un bloque azul etiquetado Crédito sin aplicar — es dinero que el inquilino pagó adelantado, esperando aplicar a un mes futuro.

Consejo: Habitia asigna los pagos FIFO — el mes abierto más viejo se paga primero. Si un inquilino sobrepaga, el excedente pasa al próximo mes automáticamente. Ustedes no tienen que asignar pagos a meses específicos a mano.

La lista de entradas

Debajo de la franja, cada cargo y pago aparece listado uno por uno, los más viejos arriba. Cada fila muestra:

Fecha — cuándo ocurrió la entrada.
Descripción — por ejemplo, “Renta — Noviembre 2026” o “Cargo por atraso — Octubre 2026”.
Cargos / Pagos — el monto en dólares. Los cargos en rojo; los pagos en verde.
Balance — el balance acumulado después de esa fila, bajando desde la entrada más vieja. Un número positivo es lo que el inquilino debía en ese punto; un número marcado “sin aplicar” significa que había pagado más de lo que se le había cobrado hasta entonces.

Pagar por adelantado se ve como “sin aplicar” — y es normal. Cuando un inquilino paga al firmar un contrato que empieza el mes siguiente, el dinero entra antes de que venzan los cargos: el cargo del depósito se fecha al inicio del contrato, y la renta del primer mes a su día de vencimiento — ambos en el futuro. Así, la columna Balance muestra esos pagos adelantados como crédito “sin aplicar” hasta que los cargos se publiquen, aunque el contrato esté pagado completo. Lean la última fila (abajo): si dice $0.00, el inquilino está al día.

Los botones de acción

Sobre la lista de entradas, tres botones:

+ Agregar cargo — publicar manualmente un cargo que no sea renta (por ejemplo, un servicio público traspasado, un cargo por daños, un cargo administrativo).
Emitir crédito — darle al inquilino un crédito contra su balance (por ejemplo, un ajuste de buena fe, un descuento por renovar temprano).
Registrar pago — registrar un pago que entró fuera de plataforma. El botón más común — vean el próximo artículo.

Emitir créditos

Hay dos maneras de acreditar a un inquilino:

Un crédito independiente (el botón Emitir crédito) — no atado a ningún cargo. Úsenlo cuando al inquilino se le debe dinero contra lo que venga: un incentivo de mudanza, una compensación por un electrodoméstico dañado, un costo absorbido por el propietario.
Un crédito contra un cargo específico — pasen el cursor sobre la fila del cargo y hagan clic en el icono de insignia. Úsenlo para condonar o descontar ese cargo (total o parcial); Habitia no permite que los créditos de un cargo excedan el cargo mismo.

Ambos piden una razón, que se guarda en la entrada para el historial de auditoría — un futuro reporte de concesiones mostrará cada ajuste con su porqué.

Adjuntar evidencia. Ambos diálogos de crédito tienen una sección de Evidencia — adjunten capturas, recibos o un PDF que respalde el crédito (la captura de Venmo del inquilino, la factura de la reparación que están compensando, el correo donde lo acordaron). Los archivos se suben al guardar. También pueden agregar o ver evidencia después: cada fila de crédito en el libro mayor tiene un icono de clip que abre sus adjuntos.

Revertir una entrada

¿Cometieron un error? Pasen el cursor sobre cualquier entrada, hagan clic en el icono de reversión y confirmen. Habitia no borra la entrada — publica una “reversión” opuesta para mantener el historial intacto, y marca las dos filas como revertidas.

Nota: Los cargos por atraso publicados automáticamente y las entradas históricas pre-Habitia están bloqueados de edición. Para quitar un cargo por atraso que no debió publicarse, reviértanlo — igual que cualquier otra entrada.

Descargar el libro mayor

Encima de la lista de entradas hay dos botones de exportación:

Exportar PDF — un estado de cuenta formateado con el nombre del inquilino, la dirección completa de la unidad, la vigencia del contrato, los tres totales del resumen y cada entrada con su balance corrido. Sale en el idioma de la app (español o inglés). Perfecto para un inquilino que pide “un estado de cuenta”, un caso en el tribunal o los récords del dueño.
Exportar CSV — las filas crudas para Excel o su contable.

Los inquilinos tienen el mismo enlace Descargar estado de cuenta (PDF) en la página de Pagos de su portal, así que pueden servirse solos sin pedírselo a ustedes.

Reembolsar un pago en línea

¿Un pago hecho por Stripe (tarjeta o ACH) tiene que devolverse? En la página de Pagos, los administradores ven una acción de Reembolso en los pagos de Stripe compensados. Pongan el monto (completo o parcial) y confirmen.

El dinero se retira de su cuenta de pagos de Stripe y regresa al método de pago original del inquilino. Los reembolsos de tarjeta llegan en días; los de ACH pueden tardar varios días hábiles.
La tarifa de plataforma de Habitia se devuelve proporcionalmente, así que ustedes no la absorben.
Cuando Stripe confirma, una reversión aparece automáticamente en el libro mayor del contrato, reabriendo el balance — no tienen que publicar nada a mano.

Nota: Los pagos en efectivo, cheque y ATH Móvil no se pueden reembolsar por Stripe — reviertan la entrada del libro mayor y devuelvan el dinero por donde llegó.

Historia pre-Habitia (si aplica)

Si usaron Yo voy a registrar los cargos y pagos manualmente al crear un contrato con fecha pasada, los cargos y pagos históricos aparecen agrupados en su propia sección colapsable arriba del libro mayor. Tienen un icono de clip — hagan clic en cualquier pago o crédito pasado para adjuntar un recibo o comprobante.

Próximo paso

Registrar un pago fuera de plataforma — la acción más común del libro mayor.
Cargos por atraso (publicación automática después de la gracia) — cómo Habitia maneja la renta atrasada sin que ustedes tengan que acordarse.